Wat is indirecte inkoop? Definitie, voorbeelden en aanpak

De inkoop van je eigen product wordt bewaakt: daar zit je marge in, en iemand kent de prijzen uit zijn hoofd. Alles wat ernaast staat — de stroom, de telefoon, de dozen, de bedrijfskleding, de accountant — loopt door zonder dat iemand er eigenaar van is. Bij elkaar is dat vaak een aanzienlijk deel van de kostenbasis, en het is de kant waar zonder ingrijpen niets verandert.

Indirecte inkoop

Alle goederen en diensten die een bedrijf koopt om te kunnen werken en die niet in het verkochte product of de verkochte dienst terechtkomen. Ook wel indirecte kosten of, in het Engels, indirect spend. Tegenhanger: directe inkoop — grondstoffen, onderdelen, handelsvoorraad, en alles wat je doorverkoopt.

Het onderscheid is geen boekhoudkundige finesse maar een gedragsverschil. Directe inkoop zit in je kostprijs per stuk, dus een prijswijziging valt meteen op. Indirecte inkoop zit in de vaste lasten, komt op maandfacturen binnen, en verdeelt zich over afdelingen die geen van alle inkoop als taak hebben. Het gevolg: het wordt niet duurder omdat iemand slecht heeft onderhandeld, maar omdat er sinds de eerste keer niemand meer naar heeft gekeken.

Wat valt er onder indirecte inkoop?

De precieze lijst verschilt per bedrijf, maar de categorieën zijn opvallend stabiel. Dit zijn de posten waarin een Nederlands mkb-bedrijf ze meestal terugvindt, met wat de kosten in die categorie werkelijk bepaalt.

Eén categorie ligt op de grens. Productinkoop of sourcing is voor een merk directe inkoop — het ís het product — maar de manier waarop je hem inkoopt gedraagt zich hetzelfde: specificatie, leverancier, volume, voorwaarden. Bij Inkoop Service Nederland kies je zelf per categorie waar je meedoet, dus die grens hoef je niet principieel te trekken. Welke categorieën zich goed laten bundelen en welke niet, staat in samen inkopen per categorie.

Waarom is indirecte inkoop bijna nooit iemands werk?

Niet uit nalatigheid. De structuur van dit soort uitgaven maakt het rationeel om ze te laten liggen, en dat is precies het probleem.

• Elke post is te klein voor een project. Een factuur van een paar honderd euro per maand haalt geen prioriteitenlijst, ook als er twaalf van zijn.
• De uitgaven zijn verspreid over mensen: kantoor bij de office manager, verzendmateriaal bij de warehouse-lead, software bij wie hem nodig had, energie bij de directie.
• De contracten verlengen zichzelf. Er is geen moment waarop iemand een beslissing móet nemen, dus is er ook geen moment waarop iemand kijkt.
• Er is geen vergelijkingsmateriaal. Zonder tweede aanbieding is “dit is het tarief” niet te weerleggen, en een tweede aanbieding vragen kost een halve dag per categorie.
• De winst is onzichtbaar. Twee procent minder op een dienstverlener levert geen zichtbare gebeurtenis op, terwijl een nieuwe klant dat wel doet.

Het gevolg is een stille opbouw: een tarief dat vier jaar geleden marktconform was, een abonnement voor zeven gebruikers waarvan er drie werken, een pakkettarief dat bij een lager volume hoorde. Geen van die drie is een fout. Bij elkaar zijn ze een kostenpost die niemand heeft besloten.

Waar zit het geld precies?

Bij indirecte inkoop zit de winst zelden alleen in de prijs. Er zijn vijf hefbomen, en de laatste drie worden het vaakst vergeten.

• De prijs per eenheid. Het tarief, het uurloon, de kiloprijs, de prijs per licentie. De hefboom waar iedereen eerst naar kijkt, en niet altijd de grootste.
• De hoeveelheid. Minder afnemen is goedkoper dan goedkoper afnemen: ongebruikte licenties, te ruime specificaties, een schoonmaakfrequentie die uit een ander tijdperk komt.
• De versnippering. Vier leveranciers voor hetzelfde soort inkoop betekent vier keer een klein volume, vier tarieven en vier keer administratie.
• De voorwaarden. Looptijd, opzegtermijn, indexatieclausule, servicetermijn en betaaltermijn zijn geld, ook al staan ze niet als bedrag in het contract.
• Het proces. Ad-hocbestellingen buiten een afspraak om, spoedleveringen en verkeerde facturen kosten tijd en marge zonder dat iemand ze als inkoopkosten ziet.

De betaaltermijn is daarvan het meest onderschatte punt. Voor overeenkomsten tussen bedrijven geldt in Nederland een maximale betalingstermijn van 60 dagen, en langer mag alleen als je kunt laten zien dat dat voor geen van beide partijen nadelig is. Is er niets afgesproken, dan is de termijn 30 dagen. Grootbedrijven moeten facturen van mkb-ondernemingen en zelfstandigen binnen 30 dagen betalen. Dat is dus deels dwingend recht en deels onderhandelbaar — en in de praktijk staat er in veel mkb-contracten een termijn die niemand ooit heeft besproken.

Wat is “mkb” hier eigenlijk?

Mkb (kleine en middelgrote onderneming)

De Europese Commissie hanteert drie klassen: micro, minder dan 10 medewerkers en maximaal € 2 miljoen omzet; klein, minder dan 50 medewerkers en maximaal € 10 miljoen omzet; middelgroot, minder dan 250 medewerkers en maximaal € 50 miljoen omzet of € 43 miljoen balanstotaal. Volgens de Commissie is 99% van alle bedrijven in de EU mkb.

Die drempels zijn geen etiket maar een verklaring. Een leverancier die zowel bedrijven met vijf als met vijfhonderd medewerkers bedient, bouwt zijn tariefstructuur op volume — en de meeste bedrijven zitten aan de kleine kant van die structuur. Waarom dat verschil zo stelselmatig is en wat het praktisch betekent, staat in inkoopkracht van mkb en grootbedrijf.

Hoe begin je eraan?

1. Twaalf maanden verzamelen

   Haal een jaar aan crediteurenboekingen uit je administratie. Een jaar, want seizoen, jaarlijkse licenties en verzekeringspremies vallen anders buiten beeld.

2. Groeperen per categorie

   Sorteer op leverancier, tel op per jaar en label elke leverancier met een categorie uit de tabel hierboven. Nu zie je bedragen in plaats van facturen.

3. Rangschikken op beweegbaarheid

   Zet het jaarbedrag naast twee vragen: kan hier iets aan veranderen, en wanneer kan dat. Een grote post in een contract dat pas over twee jaar afloopt, is vandaag geen kans.

Dat is een middag werk en het is de enige stap die je niet kunt uitbesteden aan een gevoel. Het volledige stappenplan, inclusief welke velden je vastlegt en welke bronnen je nodig hebt, staat in indirecte kosten in kaart brengen. Zit het grootste deel van je uitgaven in veel kleine posten, dan is tail spend het artikel dat daarover gaat.

Waar samen inkopen verschil maakt

Indirecte inkoop is de categorie waarin bundelen het meest oplevert, om een simpele reden: jouw dozen, jouw stroom en jouw werkkleding zijn niet uniek. Precies daar kan de vraag van meerdere bedrijven bij elkaar worden gelegd zonder dat iemand iets aan zijn product verandert. Wat een inkoopcollectief daarmee doet, is die vergelijkbare vraag als één volume uitvragen.

Bij Inkoop Service Nederland begint dat met een kostenanalyse: we bekijken je huidige kosten en voorwaarden en onderzoeken waar betere alternatieven of collectieve afspraken mogelijk zijn. Voor kopers is dat gratis — geen lidmaatschap, geen abonnement — en je beslist altijd zelf of je iets verandert. Wil je met de inventarisatie beginnen zonder zelf te exporteren, dan is de gratis besparingsscan het beginpunt.

• Heb je je indirecte inkoop in beeld?
• Je kunt in vijf minuten opnoemen wat je per jaar aan energie, telecom en verzendmateriaal kwijt bent.
• Je weet van je vijf grootste indirecte leveranciers wanneer het contract afloopt en wat de opzegtermijn is.
• Je hebt in de afgelopen twee jaar in minstens één categorie een tweede aanbieding opgevraagd.
• Je weet welke abonnementen op naam staan van iemand die er niet meer werkt.
• Je betaaltermijnen zijn een keuze en niet de standaard van de leverancier.

Twee of minder afgevinkt: begin bij het in kaart brengen. Vier of vijf: dan is de vraag niet waar het geld zit, maar in welke categorie je als eerste opnieuw onderhandelt.

Verder lezen

Van hier zijn er drie logische vervolgen: indirecte kosten in kaart brengen voor het inventariseren, indirecte kosten verlagen in het mkb voor de hefbomen op een rij, en contractbeheer en stilzwijgende verlenging als je vermoedt dat je vooral verlengmomenten mist. Wil je het liever laten uitzoeken, plan dan een kennismaking.