Altijd gratis voor kopers
Kosten verlagen wordt in de praktijk bijna altijd hetzelfde: iemand belt drie leveranciers en vraagt of het scherper kan. Dat werkt soms, en het is de duurste van de zeven manieren waarop het kan. De volgorde hieronder loopt van wat je vandaag alleen kunt tot wat je alleen samen kunt, en die volgorde is het halve verhaal.
Waarom de volgorde uitmaakt
Onderhandelen kost onderhandelingsruimte, en die ruimte is eindig. Je kunt bij dezelfde leverancier niet drie keer per jaar terugkomen met een nieuw verzoek. Dus je gebruikt hem één keer, en dan wel voor het juiste. Wie eerst uitzoekt wat hij niet meer nodig heeft en wat hij te ruim heeft gespecificeerd, komt met een kleinere en scherpere vraag aan tafel — en krijgt daar meer voor terug dan met een algemeen verzoek om korting.
Dit artikel gaat ervan uit dat je weet waar je geld heen gaat. Is dat niet zo, begin dan bij indirecte kosten in kaart brengen; zonder die lijst is elke hefboom hieronder een gok.
De zeven hefbomen
| Hefboom | Wat je doet | Wie ervoor nodig is |
|---|---|---|
| 1. Schrappen | Stoppen met abonnementen, licenties en diensten die niemand gebruikt | Alleen jij |
| 2. Minder afnemen | Frequentie, aantallen en marges terugbrengen naar het werkelijke gebruik | Alleen jij |
| 3. Specificatie verlagen | De eis terugbrengen tot wat de toepassing echt vraagt | Jij, met een vakgenoot erbij |
| 4. Samenvoegen | Meerdere leveranciers voor dezelfde inkoop terugbrengen tot één of twee | Jij, en een keuze |
| 5. Volume bundelen | Jouw vraag naast die van andere bedrijven leggen en samen uitvragen | Een collectief |
| 6. Voorwaarden herzien | Looptijd, indexatie, opzegtermijn, service en betaaltermijn opnieuw afspreken | De leverancier |
| 7. Proces vastleggen | Bestellen binnen de afspraak, één ingang, geen ad-hocorders | Jij en je team |
Schrappen levert het meeste per uur werk op
Vrijwel elk bedrijf betaalt voor iets dat niemand meer gebruikt: een softwarelicentie op naam van een oud-medewerker, een tweede internetlijn van voor de verhuizing, een servicecontract op een machine die weg is, een wasabonnement voor kleding van een vertrokken ploeg. Dit is geen onderhandeling en geen risico; het is een middag afmelden. Loop je bankafschrift regel voor regel na en vraag bij elke terugkerende post wie hem gebruikt. Kan niemand die vraag beantwoorden, dan heb je het antwoord.
Minder afnemen is goedkoper dan goedkoper afnemen
Een korting van een paar procent op een schoonmaakcontract van vijf keer per week is minder dan het verschil tussen vijf en drie keer per week. Hetzelfde geldt voor het aantal licenties, de frequentie van onderhoud, de hoeveelheid opvulmateriaal per doos en het aantal pakketten dat als spoed de deur uitgaat. Kijk eerst naar de hoeveelheid en dan naar de prijs, want de hoeveelheid is de enige van de twee die volledig jouw beslissing is.
Specificatie is waar het geld zich verstopt
Veel indirecte inkoop is jaren geleden één keer gespecificeerd en sindsdien overgenomen. Een doosdikte die bij een zwaarder product hoorde, een veiligheidsklasse boven de eis, een servicetermijn van vier uur waar de volgende werkdag volstaat, een verzekeringsdekking die twee keer in het pakket zit. Verlagen van de specificatie is de enige hefboom die de prijs per eenheid verandert zonder dat er iemand hoeft mee te werken — en de enige waarbij je een vakgenoot nodig hebt om te bepalen waar de ondergrens ligt.
Samenvoegen en bundelen zijn twee verschillende dingen
Samenvoegen is intern: vier leveranciers die alle vier hetzelfde soort inkoop leveren, terugbrengen tot één, zodat er één volume en één tarief overblijft in plaats van vier kleine. Bundelen is extern: jouw volume in een categorie naast dat van andere bedrijven leggen en samen uitvragen. Het eerste kun je vandaag doen, het tweede vraagt een inkoopcollectief — en het tweede werkt alleen als het eerste al is gebeurd, want een leverancier kan niet bieden op vraag die intern nog niet één vraag is.
Wat bepaalt hoeveel je kunt besparen?
Er is geen percentage dat voor elk bedrijf klopt, en wie er een noemt zonder je facturen te hebben gezien, raadt. Drie factoren bepalen de uitkomst, en je kunt ze alle drie zelf inschatten.
- De categorie. In een categorie met een heldere specificatie en veel aanbieders — verzendmateriaal, kantoorartikelen, pakketvervoer, energie — is vergelijken makkelijk en de ruimte reëel. In een categorie met maatwerk, weinig aanbieders of hoge overstapkosten is die ruimte kleiner, hoe goed je ook onderhandelt.
- Het volume. Niet je absolute omzet, maar hoe groot jouw afname is in de ogen van díe leverancier. Ben je zijn kleinste klantsegment, dan is er structureel meer ruimte dan wanneer je al bij zijn grootste twintig hoort.
- Wat je nu al betaalt. Een tarief dat vorig jaar is uitgevraagd bij drie partijen laat weinig ruimte. Een tarief dat vijf jaar meeloopt met jaarlijkse indexatie laat er bijna altijd wel.
Dat is ook precies hoe wij het zeggen: hoeveel voordeel er te halen valt, hangt af van de categorie, het volume en je huidige afspraken. Daarom begint een traject bij Inkoop Service Nederland met een kostenanalyse en niet met een belofte.
Voorwaarden zijn geld, ook zonder prijswijziging
Als de prijs niet beweegt, beweegt er vaak nog wel iets anders. Een kortere looptijd geeft je volgend jaar opnieuw een moment. Een indexatie die aan een index is gekoppeld in plaats van aan een vast opslagpercentage haalt de automatische stijging eruit. Een opzegtermijn van een maand in plaats van drie maakt overstappen goedkoper. En de betaaltermijn is direct werkkapitaal.
Op die laatste is de ruimte deels wettelijk begrensd. Tussen bedrijven geldt in Nederland een maximale betalingstermijn van 60 dagen, en langer mag alleen als aantoonbaar is dat geen van beide partijen daar nadeel van heeft. Is er niets afgesproken, dan is de termijn 30 dagen. Een grootbedrijf moet facturen van mkb-ondernemingen en zelfstandigen binnen 30 dagen betalen. Blijft een factuur onbetaald, dan mag je naast wettelijke rente een standaardvergoeding van € 40 rekenen voor je invorderingskosten. Binnen die kaders is de termijn onderhandelbaar — en in de meeste mkb-contracten is hij nooit onderhandeld, maar overgenomen uit de algemene voorwaarden van de leverancier.
Wat als je vastzit in een contract?
Dan is de hefboom niet de prijs maar de datum. Zoek de einddatum en de opzegtermijn op, zet ze op een kalender met een herinnering twee maanden vóór het opzegmoment, en begin daar met uitvragen. Voor zakelijke contracten geldt de consumentenbescherming rond stilzwijgende verlenging niet: die valt terug op de algemene regels van het Burgerlijk Wetboek en op de voorwaarden van de leverancier. Eén uitzondering is voor het mkb relevant: een stilzwijgend verlengd zakelijk telefoon- of internetcontract van een mkb’er of zzp’er kan op elk moment kosteloos worden opgezegd, met een opzegtermijn van maximaal een maand. De rest van dat onderwerp staat in contractbeheer en stilzwijgende verlenging.
Een plan voor negentig dagen
-
Week 1 — schrappen
Terugkerende posten nalopen en alles opzeggen wat niemand gebruikt. Dit is de enige stap die geld oplevert zonder dat je met iemand hoeft te praten.
-
Week 2 en 3 — drie categorieën kiezen
Neem de categorieën met een hoog jaarbedrag, een contract dat binnen een half jaar opengaat en een specificatie die niet uniek is. Meer dan drie is een lijst die blijft liggen.
-
Week 4 — specificatie vastzetten
Beschrijf per categorie wat je werkelijk nodig hebt, in aantallen en eisen. Zonder dit document bieden leveranciers op verschillende dingen en is vergelijken onmogelijk.
-
Week 5 tot 8 — uitvragen
Vraag je huidige leverancier en minstens twee alternatieven op dezelfde specificatie, en vraag om prijs én voorwaarden. Bundel je met andere bedrijven, dan gebeurt dit op het gezamenlijke volume.
-
Week 9 tot 12 — beslissen en vastleggen
Reken op jaarbasis door, kies, en leg vast wat er is afgesproken inclusief looptijd, indexatie en opzegtermijn. Zet de nieuwe einddatum meteen op de kalender.
Hoe je die uitvraag voert en welke vragen een aanbieding vergelijkbaar maken, staat in onderhandelen met leveranciers. Welke categorieën zich hiervoor het best lenen, staat in samen inkopen per categorie.
Waar wij dit overnemen
Bij Inkoop Service Nederland is dit precies de reeks die we doorlopen: een intakegesprek over je belangrijkste kostenposten, leveranciers en contracten, dan een kostenanalyse waarin we tarieven en voorwaarden vergelijken en alternatieven onderzoeken, en dan onderhandelen op gebundeld volume waar dat voordeel oplevert. Voor kopers is dat gratis — geen lidmaatschap, geen abonnement — en je beslist altijd zelf of je iets verandert, per categorie. Beginnen kan met de gratis besparingsscan of met een kennismaking.
- Voordat je gaat onderhandelen
- Alles wat niemand gebruikt is opgezegd, niet heronderhandeld.
- De hoeveelheid en de frequentie zijn getoetst aan het werkelijke gebruik.
- De specificatie staat op papier en is niet hoger dan de toepassing vraagt.
- Meerdere leveranciers voor dezelfde inkoop zijn intern samengevoegd.
- Je weet van elk contract de einddatum, de opzegtermijn en de indexatieclausule.
- Je vraagt om prijs én voorwaarden, en rekent aanbiedingen op jaarbasis door.
Staan de eerste vier regels nog open, dan is onderhandelen te vroeg: je onderhandelt dan over te veel, te vaak en te zwaar.
Verder lezen
Voor de aanpak per categorie: samen inkopen per categorie. Voor de vraag waarom een kleiner bedrijf structureel een ander tarief krijgt: inkoopkracht van mkb en grootbedrijf. En zit je grootste bedrag in veel kleine posten, dan is tail spend onder controle het vervolg.