Altijd gratis voor kopers
De meeste inkoopgesprekken in het mkb zijn geen onderhandeling maar een verzoek. Je vraagt of het scherper kan, de leverancier zegt dat de marges onder druk staan, en er komt drie procent uit omdat je een nette klant bent. Dat is niet de uitkomst van een gesprek — dat is de uitkomst van hoe je aan tafel kwam. Dit artikel gaat over wat je vóór dat gesprek vastlegt.
Wat bepaalt je positie?
Vier dingen, en geen van de vier komt in het gesprek zelf tot stand. Ze zijn ook alle vier te beïnvloeden, wat het goede nieuws is.
- Een specificatie. Zolang niet op papier staat wat je precies nodig hebt, kan de leverancier zijn aanbod definiëren en jij niet vergelijken. Een specificatie is het enige document dat twee aanbiedingen naast elkaar legbaar maakt.
- Een alternatief. Niet als dreiging, maar als informatie. Wie geen tweede aanbieding heeft, kan niet weten of het eerste bod goed is, en de leverancier weet dat.
- Volume. Hoe groot je bent in de ogen van díe leverancier, niet hoe groot je bent. Dit is het enige van de vier dat je alleen niet kunt vergroten — samen wel.
- Een moment. Een contract dat over veertien maanden afloopt geeft je geen gesprek maar een verzoek. Het verlengmoment is de enige natuurlijke deadline die een leverancier serieus neemt.
De eerste twee kun je deze maand regelen, de vierde staat in je contract, en de derde is het onderwerp waar dit artikel naartoe werkt. Waarom dat volumeverschil zo stelselmatig is, staat in inkoopkracht van mkb en grootbedrijf.
- Uitvraag
- Een schriftelijke vraag aan meerdere leveranciers om op exact dezelfde specificatie een prijs én voorwaarden af te geven, binnen dezelfde termijn. Ook wel aanvraag of RFQ (request for quotation). Zonder identieke specificatie is het geen uitvraag maar een verzameling losse aanbiedingen die niet vergelijkbaar zijn.
Hoe voer je een uitvraag?
-
Zet de specificatie op één A4
Wat, hoeveel per jaar, in welke frequentie, met welke eisen, geleverd waar en met welke servicetermijn. Beschrijf de toepassing en niet het product van je huidige leverancier — anders sluit je alternatieven uit die hetzelfde doen.
-
Vraag je huidige leverancier mee
Niet uit hoffelijkheid, maar omdat een bestaande leverancier vaak het scherpste kan bieden en het minst kost om over te stappen. Geef hem dezelfde specificatie en dezelfde termijn als de rest.
-
Vraag drie tot vijf partijen, niet tien
Meer aanbiedingen maken het vergelijken duurder dan de winst. Bij tien partijen weet iedereen dat de kans klein is, en dan komt de beste prijs niet.
-
Vraag prijs en voorwaarden in één format
Prijs per eenheid, staffel, geldigheidsduur, looptijd, indexatie, opzegtermijn, levertijd, servicetermijn, betaaltermijn. Geef het formaat, anders krijg je vijf verschillende brochures.
-
Reken op jaarbasis door
Inclusief verzendkosten, minimumafnames, spoedtarieven en toeslagen. De laagste prijs per eenheid is regelmatig niet de laagste jaarrekening.
-
Leg de uitkomst vast, inclusief de datum
Wat is afgesproken, tot wanneer, met welke indexatie en welke opzegtermijn. En zet de nieuwe einddatum meteen in een agenda die niet van één persoon is.
Waarover kun je onderhandelen behalve de prijs?
Meer dan de meeste ondernemers vragen. Een leverancier verdedigt zijn prijslijst omdat die voor al zijn klanten geldt, maar de onderwerpen hieronder zijn per klant afspreekbaar en kosten hem vaak minder dan een tariefkorting.
| Onderwerp | Wat je vraagt | Waarom het kan |
|---|---|---|
| Staffel | Een tarief dat hoort bij je jaarvolume, niet bij je orderomvang | De leverancier calculeert per order; jaarafname is een ander gesprek |
| Looptijd | Korter, of een langere looptijd met een tussentijds herijkmoment | Zekerheid is voor hem waarde; die kun je ruilen |
| Indexatie | Koppeling aan een index in plaats van een vast opslagpercentage | Een index is verdedigbaar, een vast percentage is een keuze |
| Opzegtermijn | Eén maand in plaats van drie, en geen stilzwijgende verlenging voor een heel jaar | Kost hem niets zolang je klant blijft |
| Betaaltermijn | Een termijn die bij jouw werkkapitaal past, binnen de wettelijke grenzen | Deels regelgeving, deels gewoonte uit zijn voorwaarden |
| Levering | Vaste levermomenten, gratis spoed bij zijn eigen fout, geen kleine-ordertoeslag | Planbaarheid verlaagt zijn kosten ook |
| Prijsvastheid | Een geldigheidsduur van twaalf maanden in plaats van drie | Hij calculeert al met een horizon; die mag op papier |
| Facturatie | Eén verzamelfactuur per maand in plaats van per levering | Verlaagt aan beide kanten de administratie |
De laatste twee rijen zijn geen prijs en toch geld. Een verzamelfactuur haalt tientallen boekingen per jaar uit je administratie, en prijsvastheid haalt de stille stijging eruit die je anders pas in de jaarrekening ziet.
Waarom volume het gesprek werkelijk verandert
Een leverancier rekent bij een kleine klant twee dingen door: de goederen of de dienst, en de kosten van een account dat klein bestelt, hetzelfde voorwerk vraagt als een grote klant en misschien niet terugkomt. Dat is rekenwerk, niet onwil. Het verklaart wel waarom een kleiner bedrijf een standaardtarief krijgt en daarna alleen over dat tarief mag praten, terwijl een grote klant over de opzet praat.
Gebundelde vraag verandert precies die twee posten. Er zit meer volume achter dezelfde aanvraag, en de aanvraag is het waard om zorgvuldig te beantwoorden omdat er meer dan één order achter zit. Krijgen leveranciers toegang tot meer relevante vraag, dan ontstaat er ruimte om scherpere prijzen en voorwaarden te bieden. Het mechanisme staat volledig in wat een inkoopcollectief is.
Bij Inkoop Service Nederland is dat ook de rolverdeling: wij vergelijken tarieven en voorwaarden, onderzoeken alternatieven en bundelen vraag waar dat voordeel oplevert, en begeleiden de onderhandeling en een eventuele overstap. De commerciële relatie blijft waar mogelijk rechtstreeks tussen jouw bedrijf en de leverancier, en jij beslist per categorie of je iets doet. Voor kopers is dat gratis: geen lidmaatschap en geen abonnement.
Mag je samen met andere bedrijven onderhandelen?
Ja. De Autoriteit Consument & Markt schrijft in haar Leidraad Samenwerking tussen concurrenten dat gezamenlijke inkoop van producten en diensten normaal gesproken de concurrentie niet beperkt en dus niet onder het kartelverbod valt. Anders wordt het als de gezamenlijke inkoop leidt tot aanzienlijke inkoopmacht, als er een aanzienlijke mate van gemeenschappelijke kosten ontstaat, of als deelnemers gedwongen zijn om via de organisatie in te kopen. Verboden is het inkoopkartel: concurrenten die onderling een inkoopprijs afstemmen zonder dat er werkelijk gezamenlijk wordt ingekocht.
Betaaltermijn: waar de wet ophoudt en de onderhandeling begint
Tussen bedrijven is de maximale betalingstermijn in Nederland 60 dagen, en langer mag alleen als aantoonbaar geen van beide partijen daar nadeel van heeft. Zonder afspraak geldt 30 dagen; een grootbedrijf moet mkb-ondernemingen en zelfstandigen binnen 30 dagen betalen, en de overheid binnen 30 dagen. Blijft een factuur onbetaald, dan mag je naast wettelijke rente een standaardvergoeding van € 40 rekenen voor invorderingskosten. De incassokosten kennen een wettelijke staffel met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775, waarvan zakelijke partijen in hun contract mogen afwijken.
Dat laatste is het punt: binnen die kaders is de betaaltermijn een onderhandelpunt en niet een gegeven. In veel mkb-contracten staat de termijn van de algemene voorwaarden van de leverancier, simpelweg omdat er nooit iets anders is gevraagd.
Drie fouten die het gesprek van tevoren weggeven
- Onderhandelen over iets wat je niet meer nodig hebt. Korting vragen op zeven licenties waarvan er drie in gebruik zijn, is de duurste manier om te besparen. Schrappen en de hoeveelheid terugbrengen gaat vóór het gesprek — dat is de volgorde in indirecte kosten verlagen in het mkb.
- De uitvraag baseren op de factuur van je huidige leverancier. Dan vraag je de markt om zijn artikelnummers na te doen, en sluit je elke aanbieder uit die hetzelfde resultaat anders levert. Beschrijf de toepassing en de eis, niet het artikel.
- Alle kleine posten meenemen “omdat we toch bezig zijn”. Een uitvraag met dertig artikelen waarvan zesentwintig samen weinig voorstellen, kost weken en levert een aanbieding op die niemand kan vergelijken. Die kleine posten hebben een eigen aanpak, en die staat in tail spend onder controle.
Wat de drie gemeen hebben: ze zijn geen gespreksfout maar een voorbereidingsfout, en ze zijn na de eerste mail niet meer te herstellen. Een uitvraag die eenmaal de deur uit is, kun je niet opnieuw stellen zonder je geloofwaardigheid als koper te verliezen.
- Klaar voor het gesprek?
- De specificatie staat op papier en beschrijft de toepassing, niet het product van je huidige leverancier.
- Je hebt minstens twee andere aanbiedingen op precies die specificatie.
- Je weet wanneer je huidige contract opengaat en wat de opzegtermijn is.
- Je hebt de jaarkosten van elke aanbieding doorgerekend inclusief toeslagen.
- Je hebt naast de prijs drie voorwaarden gekozen waarop je wilt bewegen.
- Je weet wat je doet als de leverancier nul beweegt — en dat is een echt scenario, geen bluf.
Kun je de laatste regel niet beantwoorden, dan is het gesprek een verzoek. Dat mag, maar plan het dan niet als onderhandeling en verwacht er niet de uitkomst van.
Verder lezen
Het moment waarop je dit gesprek voert, is bijna altijd het verlengmoment: zie contractbeheer en stilzwijgende verlenging. Twijfel je of jouw categorie zich hiervoor leent, dan staat dat in samen inkopen per categorie. En plan een kennismaking als je de uitvraag liever laat doen.