Altijd gratis voor kopers
Sorteer je crediteuren op jaarbedrag en er gebeurt altijd hetzelfde. Bovenaan staan tien leveranciers die je kent. Daaronder staat een rij van tientallen namen met bedragen die te klein lijken om iets aan te doen. Bij elkaar zijn ze zelden klein, en ze kosten je meer werk dan de tien bovenaan. Dat is je tail spend, en die vraagt een andere aanpak dan de kop.
- Tail spend
- Het deel van de inkoop dat bestaat uit veel kleine bedragen bij veel verschillende leveranciers: samen een aanzienlijk bedrag, per post te klein om aandacht te krijgen. In het Nederlands ook de staart van je inkoop, of ongestuurde inkoop. Het tegendeel is de kop: een klein aantal leveranciers met het grootste deel van het bedrag.
De staart is geen restpost. Het is de plek waar geen contract ligt, geen prijsafspraak geldt, niemand eigenaar is en niemand een vergelijking heeft gemaakt. Alles wat in wat is indirecte inkoop over indirecte kosten staat, geldt hier in versterkte vorm.
Waarom kleine uitgaven duurder zijn dan hun bedrag
Omdat de kosten niet in de prijs zitten maar in de handelingen. Elke losse aankoop bij een leverancier zonder afspraak veroorzaakt dezelfde reeks: iemand zoekt uit waar het te koop is, iemand keurt de uitgave goed, er komt een factuur die geboekt en gecontroleerd moet worden, er is een betaling, en bij een verkeerde levering een e-mailwisseling en een retour. Die reeks is even lang bij een aankoop van € 80 als bij één van € 8.000.
Reken die tijd zelf door met je eigen uurtarieven en het beeld kantelt meestal snel: bij een leverancier met veertig kleine facturen per jaar gaat de winst niet zitten in een scherper tarief maar in het terugbrengen van veertig facturen naar twaalf, of naar één. Dat is ook de reden dat het aantal facturen per leverancier een kolom is in indirecte kosten in kaart brengen, naast het jaarbedrag.
Er is een derde kostenpost, en die is de stilste: prijsverschil zonder afspraak. Wie ad hoc bestelt, betaalt de dagprijs van de eerste aanbieder die opkomt in een zoekresultaat. Vier keer per jaar dezelfde artikelen bij drie verschillende webshops kopen, levert vier keer een andere prijs op zonder dat iemand dat ziet.
Hoe herken je je eigen tail spend?
- Sorteer je crediteuren van een heel jaar op jaarbedrag per leverancier, van hoog naar laag.
- Zet ernaast hoeveel facturen elke leverancier heeft gestuurd. Twee kolommen, en het beeld is al bruikbaar.
- Markeer alles onder de grens die jij klein vindt — het exacte bedrag doet niet ter zake, de groep wel.
- Label die groep per categorie. Nu zie je waar dezelfde inkoop bij drie of vier leveranciers is beland.
- Kijk apart naar leveranciers met veel facturen en een klein bedrag: dat is de duurste combinatie die er is.
Vier manieren om de staart te verkleinen
| Aanpak | Wat je doet | Wat het oplevert |
|---|---|---|
| Consolideren | Per categorie terug naar één of twee leveranciers die het hele assortiment kunnen leveren | Groter volume per leverancier, minder facturen, één aanspreekpunt |
| Vaste afspraak voor terugkerende artikelen | Voor wat elk kwartaal terugkomt een prijsafspraak of assortimentslijst maken | Geen dagprijzen meer, en bestellen zonder dat iemand hoeft uit te zoeken |
| Eén bestelingang en een drempel | Onder een bedrag mag iedereen bestellen, maar alleen bij de afgesproken leverancier | Minder losse leveranciers zonder dat er een goedkeuringsproces bijkomt |
| Standaardiseren | Het aantal varianten terugbrengen: één doosmaat minder, één type handschoen in plaats van drie | Hogere afname per artikel, minder voorraad, eenvoudiger bestellen |
Let op de vierde: standaardiseren is de enige van de vier die de prijs per stuk verlaagt zonder dat er onderhandeld hoeft te worden, omdat je afname per artikel groter wordt. Het is ook de enige die je zonder leverancier kunt doorvoeren.
Facturen in de staart blijven het vaakst liggen
Kleine facturen zonder contract en zonder eigenaar zijn de facturen die blijven zwerven, aan beide kanten. Twee dingen zijn daarbij goed om te weten. Tussen bedrijven is de maximale betalingstermijn in Nederland 60 dagen, en langer mag alleen als aantoonbaar geen van beide partijen daar nadeel van heeft; is er niets afgesproken, dan geldt 30 dagen. En blijft een factuur onbetaald, dan mag de schuldeiser naast wettelijke rente een standaardvergoeding van € 40 rekenen voor invorderingskosten, met een wettelijke staffel voor incassokosten van minimaal € 40 tot maximaal € 6.775 waarvan zakelijke partijen contractueel mogen afwijken.
Praktisch: hoe minder losse leveranciers, hoe minder kans dat een factuur bij niemand hoort. Consolideren is dus ook een maatregel tegen aanmaningen die je niet had hoeven krijgen.
Een aanpak van vier weken
-
Week 1 — de twee kolommen maken
Jaarbedrag en aantal facturen per leverancier, over twaalf maanden. Markeer de groep die je klein vindt en label die per categorie. Dit is de enige stap die niemand voor je kan doen, omdat het jouw administratie is.
-
Week 2 — kiezen wie het gaat leveren
Per categorie met de meeste losse leveranciers: welke partij kan het hele lijstje aan? Vaak is dat een leverancier die je al hebt. Vraag hem om een assortimentslijst met prijzen in plaats van om een korting.
-
Week 3 — de afspraak en de ingang vastleggen
Schrijf op één pagina wie wat waar bestelt, tot welk bedrag zonder overleg, en bij welke leverancier. Zonder die pagina valt de oude gewoonte binnen een maand terug, want die kost niemand moeite.
-
Week 4 — de varianten opruimen
Kies per artikelgroep welke variant blijft en welke verdwijnt: één doosmaat minder, één type schoonmaakmiddel, één merk handschoenen. Elke geschrapte variant verhoogt je afname op wat overblijft.
Wat na die vier weken overblijft, is een kleinere staart met afspraken erop en een lijst van bewuste uitzonderingen. Dat is het eindpunt; nul kleine leveranciers is geen realistisch doel en ook geen wenselijk doel.
Eén rol maakt het verschil tussen een aanpak die blijft en een aanpak die na een kwartaal is verdampt: iemand die de afgesproken leveranciers per categorie bijhoudt en beslist wanneer er een nieuwe naam bij mag. Dat is geen functie en geen dagtaak — een uur per maand is genoeg — maar het moet wel één iemand zijn. Zonder die rol groeit de staart terug, want elke individuele uitzondering is redelijk en niemand ziet de som. In veel mkb-bedrijven landt dit bij de office manager of de administratie, en dat is een goede plek: dat is ook waar de facturen langskomen, dus waar de terugval het eerst zichtbaar is.
Waar bundelen met andere bedrijven helpt
De staart is de moeilijkste plek om alleen iets te bereiken, en de makkelijkste om samen te doen. Je eigen jaarafname aan bijvoorbeeld kantoorartikelen, werkkleding of verzendmateriaal is te klein voor een gesprek; dezelfde afname van tientallen bedrijven bij elkaar is dat niet. En de winst zit niet alleen in de prijs: een afspraak per categorie haalt tegelijk de losse leveranciers en de losse facturen weg.
Bij Inkoop Service Nederland kies je zelf per categorie waar je meedoet — van kantoorartikelen, werkkleding en verpakkingen tot logistiek, telecom en zakelijke diensten — en de commerciële relatie blijft waar mogelijk rechtstreeks tussen jouw bedrijf en de leverancier. Voor kopers is deelname gratis: geen lidmaatschap en geen abonnement. Hoe het mechanisme werkt staat in wat een inkoopcollectief is; wil je weten wat er in jouw staart zit, dan is de gratis besparingsscan het beginpunt.
- Je staart is onder controle als
- je per categorie weet bij hoeveel leveranciers je hetzelfde koopt;
- de artikelen die elk kwartaal terugkomen onder een prijsafspraak vallen;
- niemand meer zelf hoeft uit te zoeken waar iets te koop is;
- het aantal inkoopfacturen per jaar daalt terwijl je afname gelijk blijft;
- de leveranciers die je bewust klein houdt, dat om een reden zijn;
- nieuwe leveranciers alleen worden toegevoegd als de afgesproken partij het niet kan leveren.
De vierde regel is de enige die je maandelijks kunt meten. Zakt het aantal facturen niet, dan is er een afspraak gemaakt waar niemand zich aan houdt — dat is een procesvraag en geen inkoopvraag.
Verder lezen
De contracten die in de staart verstoppen zitten meestal in automatische incasso’s en creditcardabonnementen: zie contractbeheer en stilzwijgende verlenging. Voor de bredere reeks hefbomen, van schrappen tot voorwaarden: indirecte kosten verlagen in het mkb. Of plan een kennismaking.