Wat is een inkoopcollectief? Samen inkopen, uitgelegd

Twee bedrijven die precies hetzelfde inkopen, betalen zelden precies hetzelfde. Dat verschil zit meestal niet in onderhandelingstalent, maar in volume en in wie de tijd heeft om een aanbod goed te vergelijken. Een inkoopcollectief is een antwoord op beide. Dit is het mechanisme, in gewoon Nederlands.

Inkoopcollectief

Een groep bedrijven die het inkoopvolume in een of meer categorieën samenvoegt en als één partij met leveranciers onderhandelt — over prijs, maar ook over service, looptijd en betaalvoorwaarden. Elke deelnemer beslist zelf of hij de afspraak gebruikt, sluit zijn eigen overeenkomst en blijft eigenaar van zijn eigen inkoop.

Het woord dat je ook tegenkomt is inkoopcombinatie, en in het Engels group purchasing organisation of GPO. Voor de lezer maakt dat weinig uit: het gaat om dezelfde beweging, namelijk vraag naast elkaar leggen die anders los bij tien leveranciers zou zijn beland.

Wat doet een inkoopcollectief precies?

Het werk zit vóór de onderhandeling. Losse vraag is voor een leverancier niet automatisch aantrekkelijker omdat je hem opstapelt; hij wordt aantrekkelijk als hij vergelijkbaar is gemaakt. Dat is het grootste deel van de klus.

• Inventariseren wat de deelnemers in een categorie werkelijk afnemen: volume, specificatie, frequentie, huidige tarieven en huidige voorwaarden.
• Die vraag vergelijkbaar maken, zodat leveranciers op hetzelfde kunnen bieden in plaats van op tien varianten van bijna hetzelfde.
• De markt uitvragen en de aanbiedingen naast elkaar leggen op meer dan de prijs per stuk.
• Onderhandelen namens het gebundelde volume, en de uitkomst per deelnemer beschikbaar maken.
• De afspraak bewaken: prijsindexaties, verlengmomenten, en wat er in de praktijk van de service terechtkomt.

Wat een collectief níet doet, is jouw inkoop overnemen. Je bestelt zelf, je factuur komt van je eigen leverancier, en het contract staat op jouw naam. Bij Inkoop Service Nederland blijft de commerciële relatie waar mogelijk rechtstreeks tussen jouw bedrijf en de leverancier.

Waarom levert gebundeld volume iets op?

Een leverancier die een kleine klant een prijs geeft, rekent twee dingen door: de goederen of de dienst zelf, en de kosten van een account dat in kleine hoeveelheden bestelt, hetzelfde voorwerk vraagt als een grote klant en misschien niet terugkomt. Dat is rekenwerk, geen onwil. Het is wel de reden dat een klein bedrijf een standaardtarief en een standaardcontract krijgt, en daarna alleen over dat tarief mag praten.

Gebundelde vraag verandert dat gesprek aan twee kanten. Er zit meer volume achter de aanvraag, dus de kosten per order en per account vallen anders uit. En de aanvraag zelf is het waard om zorgvuldig te beantwoorden, omdat er meer dan één order achter zit. Krijgen leveranciers toegang tot meer relevante vraag, dan ontstaat er ruimte om scherpere prijzen en voorwaarden te bieden.

Wat het niet doet, is een uitkomst garanderen. Een leverancier met een volle orderportefeuille maakt nog steeds zijn eigen afweging, en hoeveel je overbrugt hangt af van de categorie, van het volume en van wat je nu al betaalt. Wie gebundeld volume presenteert als een vast percentage op elke factuur, zegt te veel. Hoe je die drie factoren voor je eigen bedrijf inschat, staat in indirecte kosten verlagen.

Waarin verschilt het van de dingen waar het op lijkt?

Het verschil dat er in de praktijk het meest uit maakt, is de laatste kolom. Een collectief dat je verplicht om alles via hem te kopen, of dat de leveranciersrelatie tussen jou en de leverancier weghaalt, ruilt onderhandelingskracht in voor afhankelijkheid. In een inkoopcollectief kiezen staat welke vragen dat verschil zichtbaar maken vóórdat je meedoet.

Mag samen inkopen wel van de mededingingsregels?

Ja, en dat is niet onze inschatting. De Autoriteit Consument & Markt schrijft in haar Leidraad Samenwerking tussen concurrenten dat gezamenlijke inkoop van producten en diensten normaal gesproken de concurrentie niet beperkt en dus niet onder het kartelverbod valt. De ACM noemt verzekeringen en energie als voorbeelden van wat brancheorganisaties al lang voor hun leden bedingen.

De leidraad noemt ook waar het anders komt te liggen: als de gezamenlijke inkoop leidt tot aanzienlijke inkoopmacht op de markt waarop wordt ingekocht, als er een aanzienlijke mate van gemeenschappelijke kosten ontstaat, of als deelnemers gedwongen of genoodzaakt zijn om via de organisatie in te kopen. Die derde is voor een mkb-lezer de meest praktische: een collectief zonder afnameplicht raakt die grens niet.

Scherp onderscheiden van gezamenlijke inkoop is het inkoopkartel: concurrenten die onderling een inkoopprijs of een maximum afstemmen zonder dat er werkelijk gezamenlijk wordt ingekocht en zonder dat inkoopactiviteiten worden geïntegreerd. Dat is verboden, en de ACM heeft aangekondigd daar strenger op te letten. Het verschil is dus niet of je met anderen praat, maar of er echt samen wordt ingekocht.

Wat kost meedoen?

Bij Inkoop Service Nederland niets. Voor kopers rekenen we geen lidmaatschap en geen abonnement. Wanneer er via het netwerk zaken worden gedaan, kan de leverancier een vooraf afgesproken administratieve vergoeding betalen; daardoor kunnen bedrijven gratis deelnemen.

Dat model is bij elk collectief de eerste vraag die je stelt, omdat het bepaalt wie er belang bij heeft dat jij overstapt. Vraag dus altijd wie betaalt, wanneer, en of het bedrag vooraf vaststaat. Een collectief dat die vraag niet plat kan beantwoorden, heeft er meestal een reden voor.

Hoe verloopt het bij Inkoop Service Nederland?

1. Intakegesprek

   We bespreken je belangrijkste kostenposten, leveranciers en contracten en bepalen waar de grootste kansen liggen. Dit verplicht je tot niets.

2. Kostenanalyse

   We vergelijken tarieven en voorwaarden, onderzoeken alternatieven en bundelen vraag waar dat voordeel oplevert. De analyse is gratis.

3. Onderhandelen en besparen

   Is er een betere deal, dan begeleiden we de onderhandeling, de afspraken en een eventuele overstap. Is die er niet, dan verandert er niets.

Je kiest zelf per categorie welke mogelijkheden relevant zijn — van energie, telecom en verpakkingen tot logistiek, kantoorartikelen, werkkleding, IT-hardware en zakelijke diensten. Wat in welke categorie meespeelt, staat in samen inkopen per categorie. Wil je eerst zien waar je nu staat, dan is de gratis besparingsscan het snelste beginpunt.

Wanneer is een collectief niets voor jou?

Drie situaties waarin het antwoord eerlijk gezegd nee is. Je koopt in een categorie al op een volume in waar een collectief niets aan toevoegt. De categorie is voor jou strategisch en het gaat niet over prijs maar over ontwikkeling met één partner. Of je zit in een contract waarvan de opzegkosten groter zijn dan het verschil dat er te halen valt — dan is het verlengmoment het moment, en niet vandaag.

Voor die laatste situatie is contractbeheer en stilzwijgende verlenging het nuttiger artikel: een gemist opzegmoment kost je vaker een jaar dan een verkeerd tarief.

• Is samen inkopen iets voor jouw bedrijf?
• Je hebt terugkerende uitgaven die geen onderdeel van je eigen product zijn.
• Je weet niet zeker of je huidige tarieven nog marktconform zijn, en je hebt geen tijd om dat uit te zoeken.
• Je koopt in kleine hoeveelheden bij leveranciers die veel grotere klanten hebben.
• Je contracten verlengen zichzelf en niemand houdt de opzegdata bij.
• Je wilt per categorie kunnen kiezen, zonder dat één afspraak de rest meesleept.
• Je bent bereid je huidige tarieven te laten vergelijken, ook als de uitkomst is dat je goed zit.

Herken je drie of meer regels, dan is een kostenanalyse waarschijnlijk de moeite. Herken je er nul, dan is dit artikel voorlopig genoeg.

Waar je verder kunt lezen

Begin bij wat indirecte inkoop is als je wilt weten over welke uitgaven dit precies gaat, of bij inkoopkracht van mkb en grootbedrijf als je wilt begrijpen waarom het verschil in prijs zo stelselmatig is. Wil je liever meteen naar de praktijk, dan wijst indirecte kosten in kaart brengen je de eerste middag werk aan. Of plan een kennismaking en laat het ons uitzoeken.