Altijd gratis voor kopers
Twee bedrijven kopen dezelfde doos, bij dezelfde leverancier, in dezelfde week. Het ene betaalt meer dan het andere. Dat is geen misstand en meestal ook geen slechte onderhandeling: het is de uitkomst van vijf mechanismen die alle vijf logisch zijn vanuit de leverancier. Vier ervan kun je alleen niet veranderen. Dat is het hele onderwerp van dit artikel.
- Inkoopkracht
- De mate waarin een afnemer invloed heeft op de prijs en de voorwaarden van een leverancier. Inkoopkracht komt uit vier dingen: het volume dat je vertegenwoordigt, het gemak waarmee je kunt overstappen, de informatie die je hebt over alternatieven, en de tijd die je aan de uitvraag kunt besteden. Geen ervan is een eigenschap van de onderhandelaar.
Hoe groot is “mkb” eigenlijk?
Het woord dekt een enorme spreiding, en dat verklaart al een deel van het verschil. De Europese Commissie gebruikt drie klassen, met een medewerkersgrens en daarnaast een omzet- of balanscriterium.
| Klasse | Medewerkers | Omzet of balanstotaal |
|---|---|---|
| Micro | minder dan 10 | omzet maximaal € 2 miljoen |
| Klein | minder dan 50 | omzet maximaal € 10 miljoen |
| Middelgroot | minder dan 250 | omzet maximaal € 50 miljoen of balanstotaal maximaal € 43 miljoen |
| Grootbedrijf | 250 of meer | boven de bovenstaande grenzen |
Volgens de Commissie is 99% van alle bedrijven in de EU mkb. Voor een leverancier die zowel bedrijven met vijf als met vijfhonderd medewerkers bedient, betekent dat: de tariefstructuur wordt gebouwd op de uitzonderingen die groot inkopen, en de rest krijgt de standaard. Wat er onder die inkoop precies valt, staat in wat is indirecte inkoop.
Waar zit het gat precies?
| Oorzaak | Bij een grootbedrijf | Bij een mkb-bedrijf |
|---|---|---|
| Volume per leverancier | Grote jaarafname, dus een eigen staffel en soms een eigen prijslijst | Kleine jaarafname, dus het standaardtarief — alleen samen te veranderen |
| Kosten per order voor de leverancier | Weinig, grote orders; voorspelbare planning | Veel, kleine orders; dezelfde administratie per order als bij een grote klant |
| Tijd voor de uitvraag | Een inkoopafdeling waarvan dit het werk is | Iemand die het naast zijn eigen functie doet, meestal één keer per paar jaar |
| Prijsinformatie | Benchmarks, historie en meerdere lopende aanbiedingen per categorie | Één factuur en geen referentie om die aan te toetsen |
| Contractvoorwaarden | Eigen inkoopvoorwaarden, juristen, en een leverancier die daarop ingaat | De algemene voorwaarden van de leverancier, meestal ongelezen ondertekend |
De derde en de vierde rij zijn samen de onderschatte helft. Ze gaan niet over prijs maar over aandacht: een categorie die één keer per vier jaar wordt bekeken, drijft weg van de markt, en zonder referentie is er niets waaraan je merkt dat het gebeurt. Dat verklaart waarom het verschil in de praktijk groter is dan het volumeverschil rechtvaardigt.
Hoe een leverancier zijn tarief opbouwt
Het helpt om het verschil één keer van de andere kant te bekijken. In vrijwel elk tarief zitten drie lagen, en maar één ervan gaat over het product.
- De kostprijs van het geleverde. Wat het de leverancier zelf kost. Deze laag is voor een kleine en een grote klant vaak vrijwel gelijk, en dat is precies waarom prijsverschillen zelden hierin zitten.
- De kosten om jou te bedienen. Een order aannemen, plannen, picken, leveren, factureren, vragen beantwoorden, retouren verwerken. Deze laag is per order bijna vast, dus per euro omzet hoger als jouw orders klein zijn. Dit is de laag waar het meeste van het verschil zit.
- Risico en zekerheid. Een klant die één keer koopt, kan volgend jaar weg zijn; een investering in inregelen of voorraad moet zich in korte tijd terugverdienen. Zekerheid over volume en looptijd verlaagt deze laag, en zekerheid is iets wat je kunt geven zonder geld uit te geven.
Wie dat doorziet, weet ook waar zijn gesprek over moet gaan. Niet over de eerste laag, want daar heeft de leverancier geen ruimte. Wel over de tweede — minder, grotere, voorspelbaarder orders — en over de derde, met een jaarafspraak in plaats van losse aankopen.
Waarom “beter onderhandelen” het niet oplost
Onderhandelen werkt op één van de vijf oorzaken: de voorwaarden. Op de andere vier heeft het weinig grip. Je kunt een leverancier niet met argumenten laten geloven dat je meer afneemt, en je kunt zijn kosten per order niet wegpraten. Een goed gesprek haalt de standaardkorting die er toch al lag; het verandert niet in welke klantgroep je zit.
Dat is geen reden om het gesprek niet goed te voeren — onderhandelen met leveranciers beschrijft precies wat er wél in te halen valt, en dat is meer dan de meeste ondernemers vragen. Het is wel een reden om te weten waar de grens van je eigen inspanning ligt.
Waar de wet het machtsverschil erkent
Op één punt heeft de wetgever het verschil expliciet gemaakt: betaaltermijnen. Grootbedrijven moeten facturen van mkb-ondernemingen en zelfstandigen binnen 30 dagen betalen. Tussen bedrijven geldt verder een maximale betalingstermijn van 60 dagen, en langer mag alleen als aantoonbaar is dat geen van beide partijen daar nadeel van heeft; zonder afspraak is de termijn 30 dagen. De overheid betaalt binnen 30 dagen.
Die regel bestaat omdat een lange betaaltermijn precies daar landt waar de inkoopkracht ontbreekt. Het is de moeite om te weten aan welke kant je zelf staat: als leverancier van een grootbedrijf heb je een recht, en als afnemer van een grote leverancier is de betaaltermijn een van de weinige voorwaarden waarover de wet al iets voor je heeft geregeld.
Wat je alleen kunt doen
- Je vraag intern samenvoegen. Vier leveranciers voor dezelfde inkoop maken je vier keer klein. Eén maakt je één keer groter, en dat is een echte verandering in de ogen van die leverancier.
- Voorspelbaar worden. Jaarafspraken, vaste levermomenten en minder spoed verlagen de kosten per order van je leverancier. Dat is de enige van de vijf oorzaken die je zonder volume kunt beïnvloeden.
- Een referentie maken. Eén keer per twee jaar een echte uitvraag doen in je grootste categorieën geeft je de informatie die een inkoopafdeling permanent heeft.
- De voorwaarden lezen. Looptijd, verlengvorm, indexatie en opzegtermijn zijn de plekken waar het verschil zich vastzet. Zie contractbeheer en stilzwijgende verlenging.
Wat je alleen samen kunt doen
De eerste twee rijen van de tabel — volume en kosten per order — zijn met eigen middelen niet te veranderen. Dat is precies het gat dat gebundelde vraag vult: meerdere bedrijven leggen hun afname in een categorie naast elkaar en vragen als één volume uit. Voor de leverancier verandert dan zowel het volume achter de aanvraag als de moeite die het waard is om er goed op te antwoorden. Het mechanisme staat volledig in wat een inkoopcollectief is.
Dat mag ook: de Autoriteit Consument & Markt schrijft dat gezamenlijke inkoop van producten en diensten normaal gesproken de concurrentie niet beperkt. Het gaat mis bij een inkoopkartel, waarbij concurrenten onderling inkoopprijzen afstemmen zonder werkelijk samen in te kopen, of wanneer deelnemers gedwongen zijn om al hun inkoop via de organisatie te doen.
Bij Inkoop Service Nederland is dat de kern van het aanbod: meer relevante vraag en volume voor leveranciers geeft ruimte voor scherpere prijzen en voorwaarden, en hoeveel dat is hangt af van de categorie, het volume en je huidige afspraken. Voor kopers is deelname gratis — geen lidmaatschap en geen abonnement — je kiest zelf per categorie, en de commerciële relatie blijft waar mogelijk rechtstreeks tussen jouw bedrijf en de leverancier. Beginnen kan met de gratis besparingsscan.
- Hoe groot ben je in de ogen van je leverancier?
- Je weet je jaarafname per leverancier, niet alleen je laatste orderbedrag.
- Je weet of je bij die leverancier in een standaardtarief of in een eigen staffel zit.
- Je hebt in de afgelopen twee jaar in je grootste categorie een tweede aanbieding gezien.
- Je bestelt in vaste momenten in plaats van wanneer het opvalt dat iets bijna op is.
- Je hebt de algemene voorwaarden van je drie grootste leveranciers gelezen.
- Je weet in welke categorieën je te klein bent om alleen iets te bereiken.
De laatste regel is de nuttigste. Wie weet in welke categorieën hij alleen niets kan bereiken, weet precies waar bundelen wél iets verandert — en waar niet.
Verder lezen
Voor het mechanisme: wat een inkoopcollectief is. Voor de keuze tussen aanbieders: een inkoopcollectief kiezen. En voor de vraag waar in jouw kosten dit speelt: indirecte kosten in kaart brengen.