Altijd gratis voor kopers
De duurste inkoopfout in het mkb is geen verkeerd tarief. Het is een datum die twee weken geleden voorbijkwam. Vanaf dat moment is de vergelijking die je had willen maken niet uitgesteld maar geblokkeerd, meestal voor een heel jaar. Dit artikel gaat over de regels die daarbij gelden en over het simpelste systeem dat het voorkomt.
- Stilzwijgende verlenging
- Een contract dat na de afgesproken looptijd automatisch doorloopt omdat geen van de partijen het tijdig heeft opgezegd. Ook wel automatische verlenging. De verlenging is meestal voor dezelfde periode als de oorspronkelijke looptijd, of voor onbepaalde tijd met een opzegtermijn.
Stilzwijgende verlenging is niet fout of onnet. Voor een leverancier is het een logische manier om een relatie door te laten lopen zonder elk jaar papierwerk. Het effect is wel dat er geen moment bestaat waarop iemand iets móet beslissen — en waar niemand iets moet beslissen, kijkt niemand.
Gelden de consumentenregels ook voor mijn bedrijf?
Nee, en dat is de misvatting die het meeste geld kost. De bekende regel — na de eerste periode op elk moment opzeggen, met een opzegtermijn van maximaal een maand — is consumentenrecht. Voor overeenkomsten tussen bedrijven gelden de algemene regels van boek 6 en boek 7 van het Burgerlijk Wetboek en, in de praktijk vooral, de algemene voorwaarden van de verkoper zelf. Staat daar een verlenging van twaalf maanden met drie maanden opzegtermijn in, dan is dat wat geldt.
Er is één uitzondering die voor veel mkb-bedrijven direct bruikbaar is. Is je zakelijke telefoon- of internetcontract stilzwijgend verlengd, dan mag je als mkb’er of zzp’er op elk moment kosteloos opzeggen, met een opzegtermijn van maximaal een maand. Die uitzondering staat in de Telecommunicatiewet en geldt alleen voor telecom, alleen na een stilzwijgende verlenging, en alleen voor kleinere zakelijke afnemers.
| Situatie | Wat geldt | Wat je praktisch kunt doen |
|---|---|---|
| Consument | Na de eerste periode op elk moment opzegbaar, opzegtermijn maximaal één maand | Niet van toepassing op je bedrijfscontracten, ook niet bij dezelfde leverancier |
| Zakelijk, algemeen | Algemene regels van boek 6 en 7 BW plus de algemene voorwaarden van de verkoper | Lees de voorwaarden: looptijd, verlengperiode en opzegtermijn staan daar en nergens anders |
| Zakelijk telecom na stilzwijgende verlenging | Mkb’er of zzp’er kan altijd kosteloos opzeggen, opzegtermijn maximaal één maand | Direct opzegbaar; dit is vaak de eerste categorie waar je weer keuze hebt |
Wat kost een gemist opzegmoment?
Niet een percentage, maar een periode. Het verschil dat je had kunnen halen, vermenigvuldigd met de tijd dat je er niet bij kunt. Bij een contract van € 2.000 per jaar dat twaalf maanden doorloopt, verlies je twaalf maanden van dat verschil — en bij een verlenging voor twee jaar, twee keer zoveel. Daarom staat een verlengmoment op je lijst boven een groter bedrag dat pas over anderhalf jaar opengaat.
Er is een tweede kostenpost die minder opvalt: de indexatieclausule. Veel zakelijke contracten stijgen jaarlijks met een index of met een vast opslagpercentage. Dat is niet oneerlijk, maar het betekent dat een contract dat je vier verlengingen lang niet hebt aangeraakt, vier keer is gestegen zonder dat er ooit een aanbieding tegenover is gezet. Zo ontstaat het verschil tussen wat je betaalt en wat de markt vraagt, zonder dat iemand een fout heeft gemaakt.
Welke verlengclausules kom je tegen?
| Clausule | Wat er gebeurt | Wat jij moet weten |
|---|---|---|
| Vaste looptijd met gelijke verlenging | Loopt zonder opzegging opnieuw voor dezelfde periode | De opzegdatum ligt vóór het einde van de looptijd, niet erop |
| Verlenging voor onbepaalde tijd | Loopt door tot iemand opzegt, met een vaste opzegtermijn | De gunstigste vorm: je kunt altijd bewegen, mits je de termijn haalt |
| Verlenging met indexatie | Loopt door en stijgt automatisch met een index of vast percentage | Vraag waaraan de index is gekoppeld, en of er een maximum in staat |
| Vaste opzegdatum per jaar | Opzeggen kan alleen in een venster, bijvoorbeeld vóór 1 oktober | Eén datum per jaar; mis je die, dan is het jaar dicht |
Hoe bouw je een contractregister dat werkt?
-
Verzamel de contracten
Begin bij je crediteurenlijst en niet bij een map: elke terugkerende leverancier hoort een contract of algemene voorwaarden te hebben. Wat je niet vindt, vraag je op bij de leverancier — dat is een normale vraag.
-
Leg zes velden vast per leverancier
Ingangsdatum, looptijd, verlengvorm, opzegtermijn, indexatie en jaarbedrag. Zes velden zijn genoeg om te weten wanneer en waarover je kunt praten.
-
Reken de actiedatum terug
Niet de einddatum in de agenda, maar de datum waarop je moet handelen: einddatum minus opzegtermijn minus zes weken voor het uitvragen. Die derde marge is wat een register bruikbaar maakt in plaats van alarmerend.
-
Zet de herinnering op twee mensen
Een register in het hoofd van één persoon is geen register. Zet de actiedatum in een agenda die gedeeld is, met een tweede ontvanger, zodat vakantie en verloop het systeem niet uitzetten.
-
Werk het bij op het moment van ondertekenen
Elke nieuwe of verlengde afspraak gaat er direct in, inclusief de nieuwe einddatum. Achteraf bijwerken is de reden dat registers verlopen.
Zes velden en een gedeelde agenda: dat is het hele systeem. Software voor contractbeheer lost pas iets op als je in de honderden contracten komt. Wat er nog meer per leverancier de moeite is om vast te leggen, staat in indirecte kosten in kaart brengen.
Waar zitten de contracten die je niet in beeld hebt?
Een register dat alleen uit ondertekende papieren bestaat, mist meestal de helft. Vijf plekken waar doorlopende verplichtingen zich verstoppen, in de volgorde waarin ze worden vergeten.
- Automatische incasso’s. Wat maandelijks van de rekening gaat zonder factuur in het boekhoudpakket, is bijna altijd een doorlopende overeenkomst. Loop drie maanden bankafschrift regel voor regel na.
- Creditcardabonnementen. Software, opslag, tools en diensten die iemand ooit met de zakelijke kaart heeft afgesloten. Deze verlengen maandelijks, wat ze makkelijk opzegbaar maakt en makkelijk vergeetbaar.
- Verzekeringen via een tussenpersoon. De prolongatie loopt via de tussenpersoon, dus komt er geen beslismoment bij jou terecht. Vraag één keer per jaar om een overzicht met ingangsdata en premies.
- Servicecontracten bij apparatuur. Gekoppeld aan een machine, een lift, een koeling of een kassasysteem, vaak met een langere looptijd dan het apparaat en soms nog actief nadat het apparaat weg is.
- Doorlopende opdrachten zonder contract. Een schoonmaker of dienstverlener die er al jaren is op basis van een oude e-mail. Geen einddatum betekent hier geen bescherming maar ook geen beperking: dit is de makkelijkste categorie om opnieuw af te spreken.
Wat doe je op het moment dat het contract opengaat?
Uitvragen, en niet vragen of het scherper kan. Het verlengmoment is de enige natuurlijke deadline die een leverancier serieus neemt, dus is het ook het enige moment waarop een uitvraag echt gewicht heeft. Hoe je die uitvraag opzet en wat je behalve de prijs kunt vragen, staat in onderhandelen met leveranciers.
Drie uitkomsten zijn allemaal goed. Je stapt over. Je huidige leverancier komt met een beter voorstel en je blijft, nu op een tarief dat is getoetst. Of alles blijkt marktconform en je verlengt bewust — met een kortere looptijd, zodat het volgende moment eerder komt. Alleen de vierde uitkomst is slecht, en dat is stilzwijgend verlengen zonder gekeken te hebben.
Bij Inkoop Service Nederland is dit onderdeel van de kostenanalyse: we bekijken je huidige tarieven en voorwaarden, onderzoeken alternatieven en bundelen vraag waar dat voordeel oplevert, en begeleiden de onderhandeling en een eventuele overstap. Voor kopers is dat gratis — geen lidmaatschap en geen abonnement — en je beslist zelf per categorie. Weet je niet welke contracten binnenkort openstaan, dan is de gratis besparingsscan een goed begin.
- Heb je je verlengmomenten onder controle?
- Van je tien grootste leveranciers weet je de einddatum en de opzegtermijn.
- Elke actiedatum staat in een gedeelde agenda, niet in het hoofd van één persoon.
- Je weet van elk contract of er een indexatieclausule in staat en waaraan die is gekoppeld.
- Je hebt gecheckt welke zakelijke telecomcontracten stilzwijgend zijn verlengd.
- Bij nieuwe afspraken vraag je standaard om een kortere looptijd of een tussentijds herijkmoment.
- Het register wordt bijgewerkt op het moment van ondertekenen, niet aan het einde van het jaar.
Kun je de eerste regel niet afvinken, dan is dat het werk van deze week. Het is de enige inkooptaak met een echte deadline, en de deadline is niet van jou.
Verder lezen
De kleine contracten die niemand bijhoudt zijn een categorie apart: tail spend onder controle. Wat je met een openstaand contract kunt bereiken als je te klein bent voor de leverancier, staat in wat een inkoopcollectief is. En plan een kennismaking als je wilt dat iemand anders de kalender bijhoudt.