Indirecte kosten in kaart brengen: een stappenplan voor het mkb

Bijna elk gesprek over inkoopkosten begint met een schatting en loopt vast op dezelfde vraag: wat betalen we hier nu eigenlijk voor? Het antwoord staat al in je administratie. Het staat er alleen in de vorm van losse facturen in plaats van in de vorm van beslissingen. Dit is hoe je het ene in het andere omzet, met de middelen die je al hebt.

Waarom je met een export begint en niet met een gesprek

Vraag drie mensen wat het bedrijf per jaar aan verzendmateriaal kwijt is en je krijgt drie schattingen die allemaal te laag zijn. Dat is geen slordigheid: iedereen kent de prijs van de laatste bestelling en niemand kent de som van twaalf maanden. Een export haalt precies dat verschil weg, en hij kost minder tijd dan het gesprek dat je erover zou voeren. Wat er onder indirecte inkoop valt en waarom die uitgaven zich zo gedragen, staat in wat is indirecte inkoop.

Het stappenplan

1. Exporteer twaalf maanden crediteuren

   Uit je boekhoudpakket: datum, leverancier, bedrag exclusief btw, grootboekrekening, factuurnummer. Twaalf maanden, want jaarlijkse licenties, premies en keuringen vallen anders buiten beeld.

2. Vul aan met wat niet via crediteuren loopt

   Automatische incasso’s, creditcardbetalingen, app-abonnementen en kleine online aankopen komen vaak niet als inkoopfactuur binnen. Loop een bankafschrift van drie maanden regel voor regel na en zoek terugkerende bedragen.

3. Groepeer per leverancier en label de categorie

   Tel per leverancier het jaarbedrag op en geef elke leverancier één categorie: energie, telecom en IT, verpakkingen, facilitair, werkkleding, transport, zakelijke diensten, overig. Eén categorie per leverancier, ook als het niet perfect past — perfectie kost hier meer dan het oplevert.

4. Leg de contractgegevens erbij

   Voor elke leverancier boven een grens die je zelf kiest: contractvorm, ingangsdatum, einddatum, opzegtermijn, indexatie en betaaltermijn. Dit is het veld dat een spendanalyse verandert in een agenda.

5. Rangschik op bedrag én beweegbaarheid

   Zet het jaarbedrag naast de vraag of er iets aan te veranderen valt en wanneer. Een grote post die vastzit tot volgend najaar hoort op de kalender, niet op de actielijst van deze week.

6. Kies drie categorieën en niet acht

   Drie categorieën waarin het bedrag hoog is, het contract binnen een half jaar verloopt en de specificatie niet uniek is. De rest komt later; een lijst van acht wordt een lijst van nul.

Welke velden je per leverancier vastlegt

De vier fouten die je analyse onbruikbaar maken

• Dezelfde leverancier onder drie namen. Een handelsnaam, een juridische naam en een tikfout worden drie rijen en dus drie kleine bedragen. Sorteer op naam en voeg samen voordat je optelt.
• Btw door de bedragen heen. Reken alles exclusief btw. Anders vergelijk je een leverancier met verlegde btw met een leverancier zonder, en klopt de rangschikking niet.
• Eenmalig verward met terugkerend. Een vervangen machine van vorig jaar is geen jaarlijkse kostenpost. Markeer eenmalige aankopen apart, anders onderhandel je over een bedrag dat niet terugkomt.
• Doorbelasting meegeteld. Kosten die je aan een klant of aan een andere vennootschap doorbelast, staan wel in je administratie maar zijn niet jouw kostenpost. Haal ze eruit of markeer ze.

Hoe lees je de lijst als hij klaar is?

Dezelfde lijst geeft drie verschillende antwoorden, afhankelijk van hoe je hem doorsnijdt. Bekijk hem alle drie, want elke doorsnede laat een ander soort kans zien en de meeste bedrijven kijken alleen naar de eerste.

1. Per categorie. Optellen per categorie laat zien waar je werkelijke gewicht zit. Dit is de doorsnede die je nodig hebt om te bundelen, omdat een leverancier niet in jouw grootboek denkt maar in zijn eigen assortiment. Vier leveranciers die alle vier verpakkingsmateriaal leveren, zijn samen één onderhandeling.
2. Per leverancier. Sorteren op jaarbedrag per leverancier laat zien bij wie je een klant van betekenis bent en bij wie niet. Daar hoort een tweede kolom bij: het aantal facturen. Een leverancier met een klein jaarbedrag en veertig facturen kost je meer aan verwerking dan aan inkoop, en dat is een reden om te bundelen die niets met de prijs te maken heeft.
3. Per moment. Sorteren op einddatum verandert je lijst in een kalender. Bijna elk bedrijf ontdekt hier twee of drie contracten die binnen negentig dagen stilzwijgend verlengen, en dat is werk dat vandaag moet omdat het over een maand niet meer kan.

De derde doorsnede is de enige met een deadline, en daarom de enige die je bovenaan zet ook als de bedragen er kleiner zijn. Een gemist opzegmoment kost geen procenten maar een heel jaar: de vergelijking die je had willen maken, kan pas over twaalf maanden opnieuw. Voor zakelijke contracten geldt de consumentenbescherming rond stilzwijgende verlenging niet — die valt terug op de algemene regels van het Burgerlijk Wetboek en op de voorwaarden van de leverancier zelf. Er is één uitzondering die in het mkb vaak van pas komt: een stilzwijgend verlengd zakelijk telefoon- of internetcontract van een mkb’er of zzp’er mag op elk moment kosteloos worden opgezegd, met een opzegtermijn van maximaal een maand.

Waarop rangschik je?

Prioriteit = jaarbedrag × beweegbaarheid × nabijheid van het beslismoment

Beweegbaarheid: is de specificatie vervangbaar, zijn er alternatieve leveranciers, en zit je vast aan een looptijd?

Geen formule om uit te rekenen, wel een formule om mee te sorteren. Ze verklaart waarom de grootste post niet automatisch de eerste is: een energiecontract van twee jaar met een vaste prijs is een groot bedrag zonder beweging, terwijl een verzendmateriaal- of pakkettarief zonder looptijd elk kwartaal opnieuw kan. En ze verklaart waarom het verlengmoment zoveel gewicht heeft — dat is het onderwerp van contractbeheer en stilzwijgende verlenging.

Hoe ziet de uitkomst er meestal uit?

Bijna altijd als een kop en een lange staart. Een klein aantal leveranciers vormt het grootste deel van het bedrag, en daarachter staat een rij van tientallen leveranciers met bedragen die te klein lijken om aandacht te verdienen. Die staart is geen ruis: hij kost per euro de meeste administratie en hij is de plek waar afspraken ontbreken. Hoe je daar iets aan doet zonder er een project van te maken, staat in tail spend onder controle.

De tweede uitkomst die vrijwel altijd opvalt: twee of drie categorieën waarin je bij meerdere leveranciers hetzelfde koopt. Dat is direct winst zonder onderhandeling, want minder leveranciers voor dezelfde inkoop betekent groter volume per leverancier en minder facturen. Wat je daarna met de gebundelde vraag doet, staat in onderhandelen met leveranciers.

Wanneer je het niet zelf doet

Dit is werk dat je kunt uitbesteden zonder de controle kwijt te raken, omdat het bestaat uit gegevens die je toch al hebt. Bij Inkoop Service Nederland begint het met een intakegesprek over je belangrijkste kostenposten, leveranciers en contracten; daarna vergelijken we in de kostenanalyse tarieven en voorwaarden, onderzoeken we alternatieven en bundelen we vraag waar dat voordeel oplevert. Voor kopers is dat gratis: geen lidmaatschap en geen abonnement. Je beslist zelf per categorie of je iets met de uitkomst doet.

Wil je met een korte versie beginnen, dan vraagt de gratis besparingsscan precies de gegevens die in de tabel hierboven staan. Liever eerst het gesprek, plan dan een kennismaking.

• Je analyse is af als
• elke leverancier één keer in de lijst staat, met een jaarbedrag exclusief btw;
• elke leverancier een categorie heeft, ook als het label niet perfect past;
• eenmalige aankopen en doorbelaste kosten apart staan;
• je van de grootste posten de einddatum en de opzegtermijn weet;
• je drie categorieën hebt aangewezen om als eerste aan te pakken;
• de rest op een kalender staat bij het moment waarop het contract opengaat.

Lukt het niet om de einddatum van een contract te vinden, zet dan de datum van de eerste factuur in het veld. In de praktijk ligt de verlengdatum bijna altijd op de jaarverjaardag daarvan.

Verder lezen

Met de lijst in handen zijn er twee vervolgen: indirecte kosten verlagen in het mkb voor de hefbomen per categorie, en een inkoopcollectief kiezen als je overweegt de uitvraag samen met andere bedrijven te doen.