Altijd gratis voor leden
Visitekaartjes voor een nieuwe collega, een stapel folders voor een beurs, briefpapier, enveloppen, een poster voor de etalage. Drukwerk is zelden een grote aankoop, maar het komt steeds terug, wordt vaak door verschillende mensen besteld en belandt daardoor bij verschillende drukkerijen tegen verschillende prijzen.
Dit artikel gaat over zakelijk drukwerk: folders, flyers, visitekaartjes, briefpapier, brochures en promotiemateriaal. Bedrukte dozen en ander verpakkingsmateriaal zijn een aparte categorie; daarover lees je meer in verpakkingen vergelijken.
Waarom drukwerk lastig te vergelijken is
Twee offertes voor “500 folders” kunnen over heel verschillende producten gaan. Het ene papier is dikker dan het andere, de ene folder is gevouwen en de andere niet, de ene prijs is inclusief verzending en de andere niet. Een kleine afwijking in de specificatie kan de prijs flink veranderen, zonder dat je dat aan de offerte ziet.
Daarbij hangt de prijs sterk af van de oplage en de techniek. Wie een prijs vergelijkt zonder te weten hoe die tot stand komt, vergelijkt al snel appels met peren.
Drukwerk vergelijken: 8 punten om op te letten
1. Leg de specificaties vast
Maak voor elk soort drukwerk dat je regelmatig bestelt een vaste omschrijving, en stuur die naar elke drukkerij. Denk aan:
- formaat en aantal pagina’s;
- papiersoort en papiergewicht;
- kleuren, en of er aan één of twee kanten wordt gedrukt;
- afwerking, zoals vouwen, nieten, lamineren of een speciale snit;
- oplage;
- hoe en waar het geleverd moet worden.
Met zo’n lijst rekent elke drukkerij op hetzelfde product, en vergelijk je echt prijzen. Het helpt ook intern: wie een bestelling plaatst, hoeft niet elke keer opnieuw uit te zoeken wat er nodig is.
2. Oplage en staffel
Bij drukwerk daalt de prijs per stuk meestal naarmate de oplage groter wordt, omdat de opstartkosten over meer exemplaren worden verdeeld. Vraag daarom een prijs voor een paar verschillende oplages, zodat je ziet waar de staffel ligt.
Bestel toch niet meer dan je gebruikt. Folders met een oude prijs, visitekaartjes met een oud telefoonnummer of brochures van een product dat niet meer bestaat, zijn weggegooid geld. Een iets hogere prijs per stuk voor een oplage die je echt opmaakt, kan per saldo voordeliger zijn.
3. Digitaal of offset
De druktechniek bepaalt voor een groot deel de prijs. Digitaal drukken heeft lage opstartkosten en is daardoor meestal voordelig bij kleine oplages, maar de prijs per stuk is hoger. Offsetdruk heeft hogere opstartkosten en een lagere prijs per stuk, en wordt daardoor interessant bij grotere oplages.
Waar het omslagpunt ligt, verschilt per drukkerij en per product. Vraag bij een offerte welke techniek er is gebruikt, en of een andere techniek bij jouw oplage voordeliger zou zijn.
4. Online drukkerij of drukkerij in de buurt
Een online drukkerij werkt met vaste producten en vaste prijzen, en is vaak scherp bij standaardwerk. Een drukkerij in de buurt kan meer meedenken over papier, afwerking en planning, een proef laten zien en sneller schakelen bij een spoedklus.
Welke vorm past, hangt af van wat je bestelt. Voor visitekaartjes en standaardfolders weegt de prijs zwaar. Voor een brochure met een bijzondere afwerking of een klus die morgen klaar moet, weegt het advies en de snelheid mee. Veel bedrijven combineren de twee.
5. Proef, kwaliteit en misdrukken
Kleuren op papier zien er anders uit dan op een scherm, en dat verschilt ook per papiersoort en per drukkerij. Vraag of een drukkerij je bestanden controleert voordat er gedrukt wordt, of je een digitale of gedrukte proef kunt krijgen en wat die kost.
Vraag ook wat er gebeurt als het resultaat niet klopt. Wordt een misdruk opnieuw gedrukt, en onder welke voorwaarden? En wie is verantwoordelijk als een fout in je eigen bestand zat? Dat staat meestal in de algemene voorwaarden, en het is prettig om het vooraf te weten.
6. Levertijd, spoed en verzendkosten
Veel drukkerijen rekenen een andere prijs voor een snellere levering. Wie op het laatste moment bestelt, betaalt dus vaak meer. Vraag wat de standaardlevertijd is, wat spoed kost en hoe laat je moet bestellen voor levering op een bepaalde dag.
Tel ook de verzendkosten mee, zeker als je naar meerdere adressen laat leveren. Een lage drukprijs met hoge verzendkosten per adres kan per saldo tegenvallen.
7. Papier en keurmerken
Papier is een groot deel van de prijs, en de prijs van papier kan door de tijd heen veranderen. Soms kun je besparen door een iets lichter papier of een standaardsoort te kiezen, zonder dat iemand het verschil merkt. Soms is een zwaarder papier juist het visitekaartje van je bedrijf. Maak die keuze bewust.
Vind je duurzaamheid belangrijk, vraag dan naar papier met een keurmerk zoals FSC of PEFC. Dat zijn vrijwillige keurmerken voor papier uit verantwoord beheerde bossen. Vraag of er een prijsverschil is, en of de drukkerij het keurmerk op je drukwerk mag vermelden.
8. Bestellen, opmaak en een jaarafspraak
Als verschillende mensen of vestigingen drukwerk bestellen, is het de moeite waard om te kijken hoe dat bestellen gaat. Sommige drukkerijen bieden een bestelomgeving waarin je vaste sjablonen in je huisstijl klaarzet, zodat een collega zelf een visitekaartje kan bestellen tegen de afgesproken prijs. Vraag wat dat kost, en of het past bij hoe jullie werken.
Bestel je veel, dan kan een jaarafspraak lonen: vaste prijzen voor je standaardproducten, een staffel op basis van je jaarvolume en duidelijke afspraken over prijsaanpassingen. Het ontwerp zelf valt daar meestal buiten. Wil je ook dat vergelijken, lees dan een marketingbureau vergelijken.
Kort overzicht: waar let je op?
| Onderdeel | Waar let je op? |
|---|---|
| Specificaties | Formaat, papier, kleuren, afwerking en oplage, voor elke drukkerij gelijk |
| Oplage | Prijzen voor meerdere oplages, en een oplage die je echt opmaakt |
| Techniek | Digitaal of offset, en welke bij jouw oplage voordeliger is |
| Soort drukkerij | Online voor standaardwerk, dichtbij voor advies, proef en spoed |
| Kwaliteit | Bestandscontrole, proef, en wat er gebeurt bij een misdruk |
| Levering | Standaardlevertijd, spoedtoeslag en verzendkosten per adres |
| Papier | Bewuste keuze in soort en gewicht, en eventueel FSC of PEFC |
| Afspraak | Bestelomgeving, jaarafspraak, staffel op jaarvolume en prijsaanpassingen |
Waar zit de besparing meestal?
Vaak in het bundelen van losse bestellingen. Wie drukwerk verspreid bestelt bij verschillende drukkerijen, betaalt telkens opstartkosten, verzendkosten en de prijs van een kleine oplage. Door vaste specificaties te maken en je jaarvolume bij één of twee drukkerijen onder te brengen, kom je hoger in de staffel.
Daarnaast helpt het om op tijd te bestellen. Een folder die een week eerder klaar is, kost vaak minder dan een folder die morgen moet. En een bewuste keuze voor papier en afwerking scheelt, zonder dat het drukwerk er minder van wordt. Hoe je zulke kleine, verspreide uitgaven grijpbaar maakt, lees je in ons artikel over tail spend onder controle krijgen.
Zelf drukwerk vergelijken of collectief inkopen?
Zelf vergelijken kan goed. Je maakt een lijst van wat je per jaar laat drukken, legt de specificaties vast, vraagt een paar drukkerijen om een prijs voor dezelfde set en een paar oplages, en vergelijkt levertijden en voorwaarden. Dat kost tijd, maar het geeft je een helder beeld.
Het lastige is volume. Een mkb-bedrijf dat een paar keer per jaar folders en visitekaartjes bestelt, zit bij de meeste drukkerijen onderaan de staffel. Veel ruimte om te onderhandelen is er dan niet.
Waarom is collectief drukwerk inkopen vaak voordeliger?
Omdat de prijs van drukwerk zo sterk met volume samenhangt. Als meerdere bedrijven hun vraag naar vergelijkbaar drukwerk bundelen, praat je met een drukkerij over een veel groter jaarvolume. Dat geeft ruimte voor een lagere staffel, vaste prijzen voor standaardproducten en betere afspraken over levering.
Collectief inkopen is daarom vaak voordeliger dan alleen inkopen. Maar een collectief aanbod leg je altijd naast je huidige afspraak, voor dezelfde specificaties en dezelfde oplages. Is je huidige drukkerij voordeliger, dan is dat de uitkomst.
Drukwerk vergelijken via Inkoop Service Nederland
Inkoop Service Nederland bundelt de inkoopbehoefte van mkb-bedrijven, ook voor drukwerk. Dat gaat in drie stappen.
1. Meld je gratis aan
Je geeft aan op welke categorieën je wilt besparen en wat je inkoopbehoefte is.
2. Intake & kostenanalyse
Bij voldoende gezamenlijke vraag bespreken we je huidige voorwaarden en wensen. Je huidige specificaties, oplages en prijzen zijn daarbij het vergelijkingspunt.
3. Samen besparen
We onderhandelen betere prijzen en voorwaarden. Jij kiest zelf of je meedoet.
Deelname is gratis voor leden en je zit nergens aan vast. Je huidige drukkerij blijft het vergelijkingspunt.
Ontdek je besparingskansen
Benieuwd hoeveel je bedrijf per jaar aan drukwerk en andere terugkerende inkoop uitgeeft, en waar ruimte zit? Doe de gratis besparingsscan en zie in een paar minuten waar kansen liggen.
