Privacyverklaring — Inkoop Service Nederland

1. Wie wij zijn

Inkoop Service Nederland is een handelsnaam van:

Library of Trade B.V.
Weesperstraat 107–121
1018 VN Amsterdam
KvK-nummer: 96706198
E-mail: info@inkoopservicenederland.nl
Telefoon: +31 6 18348222

Hierna: “Inkoop Service Nederland”, “ISN”, “wij”, “we” of “ons”.

Library of Trade B.V., handelend onder de naam Inkoop Service Nederland, is in beginsel verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze Privacyverklaring worden beschreven.

In bepaalde situaties kunnen wij persoonsgegevens uitsluitend namens een Lid en volgens diens instructies verwerken, bijvoorbeeld wanneer een Lid via onze dienstverlening documenten, facturen of andere gegevens laat verwerken waarin persoonsgegevens van derden staan. In dat geval kunnen wij voor die specifieke verwerking als verwerker optreden en kunnen aanvullende afspraken over gegevensverwerking gelden.

2. Waarop deze Privacyverklaring van toepassing is

Deze Privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die wij verwerken in verband met onder meer:

onze website;
het Membership van ISN;
besparingsscans en besparingscalculators;
contact- en aanmeldformulieren;
ons digitale platform;
spendanalyses;
sourcing- en inkooptrajecten;
gezamenlijke inkoop;
marktuitvragen en tenders;
leveranciersselectie;
contractbeheer;
factuurcontrole en factuurbeheer;
rapportages en inkoopinzichten;
afspraken en zakelijke gesprekken;
communicatie met Leden, potentiële Leden, Leveranciers, Inkooporganisaties en partners;
marketingcommunicatie; en
andere Diensten van ISN.

Deze Privacyverklaring kan betrekking hebben op persoonsgegevens van onder meer:

contactpersonen bij Leden;
potentiële Leden;
zelfstandigen;
medewerkers en vertegenwoordigers van zakelijke Leden;
contactpersonen bij Leveranciers;
contactpersonen bij Inkooporganisaties;
partners;
websitebezoekers; en
andere personen met wie wij een zakelijke relatie hebben.

Onze Diensten zijn gericht op ondernemingen en organisaties en niet op consumenten of kinderen.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de manier waarop u of uw organisatie gebruikmaakt van onze Diensten.

3.1. Identiteits- en contactgegevens

Wij kunnen onder meer verwerken:

voor- en achternaam;
zakelijk e-mailadres;
telefoonnummer;
functie;
afdeling;
bedrijfsnaam;
zakelijke adresgegevens;
voorkeurstaal; en
andere zakelijke contactgegevens.

3.2. Bedrijfs- en profielgegevens

Wij kunnen onder meer verwerken:

bedrijfswebsite;
branche;
subbranche;
bedrijfstype;
vestigingslocaties;
bedrijfsomvang;
bedrijfsactiviteiten;
relevante inkoopcategorieën;
openbare bedrijfsinformatie; en
andere gegevens waarmee wij een relevant bedrijfs- en inkoopprofiel kunnen samenstellen.

3.3. Membershipgegevens

Wanneer een onderneming zich aanmeldt bij ISN kunnen wij onder meer verwerken:

datum en wijze van aanmelding;
Membershipstatus;
contactpersoon;
bedrijfsgegevens;
geselecteerde inkoopcategorieën;
opgegeven spendranges;
interesses en voorkeuren;
bron van de aanmelding;
geaccepteerde versie van de Membershipvoorwaarden;
datum en tijd van acceptatie; en
andere gegevens die noodzakelijk zijn voor het Membership.

3.4. Inkoop- en spendgegevens

Wij kunnen onder meer verwerken:

inkoopcategorieën;
jaarlijkse uitgaven;
spendranges;
inkoopvolumes;
aantallen;
Leveranciers;
producten en diensten;
tarieven;
kortingen;
rebates;
prijsafspraken;
inkooporders;
transacties;
offertes;
historische uitgaven;
toekomstige of verwachte inkoopbehoeften; en
andere informatie die verband houdt met de inkoop van uw organisatie.

3.5. Contractgegevens

Wanneer een Lid contracten aan ISN verstrekt of toegankelijk maakt, kunnen wij onder meer verwerken:

contractpartijen;
namen en zakelijke contactgegevens van contactpersonen;
contractnummers;
ingangs- en einddata;
contractduur;
opzegtermijnen;
verlengingsdata;
prijzen en tarieven;
indexeringsafspraken;
volumes;
betalingsvoorwaarden;
servicelevels;
productspecificaties;
kortingen en rebates;
overige contractvoorwaarden; en
de inhoud van het contract.

3.6. Factuur- en transactiegegevens

Wanneer een Lid facturen, creditnota's of andere financiële inkoopgegevens beschikbaar stelt, kunnen wij onder meer verwerken:

Leverancier;
factuurnummer;
factuurdatum;
bedragen;
btw-bedragen;
factuurregels;
aantallen;
volumes;
tarieven;
product- en dienstomschrijvingen;
kostenplaatsen;
contractreferenties;
betalingsreferenties;
rekeninggegevens voor zover deze in de betreffende documenten voorkomen;
creditnota's;
factuurhistorie; en
andere informatie die relevant is voor factuurcontrole, spendanalyse of inkoopbeheer.

3.7. Communicatiegegevens

Wij kunnen zakelijke communicatie verwerken, waaronder:

e-mails;
berichten;
contactformulierinzendingen;
notities;
vragen;
feedback;
klachten;
correspondentie over Leveranciers;
correspondentie over offertes en Voorstellen;
correspondentie over inkooptrajecten; en
andere zakelijke communicatie.

3.8. Afspraken en gespreksgegevens

In verband met zakelijke afspraken kunnen wij onder meer verwerken:

naam;
zakelijke contactgegevens;
bedrijfsnaam;
datum en tijd van de afspraak;
onderwerp van de afspraak;
agenda-informatie;
door deelnemers verstrekte opmerkingen;
gespreksnotities;
samenvattingen;
actiepunten; en
transcripties wanneer daarvoor een transcriptiehulpmiddel wordt gebruikt.

Wanneer wij een gesprek transcriberen of een AI-ondersteund hulpmiddel voor gespreksnotities gebruiken, informeren wij deelnemers daarover. Waar toestemming vereist is, vragen wij deze voordat de betreffende verwerking plaatsvindt.

3.9. CRM- en relatiegegevens

Voor ons relatiebeheer kunnen wij onder meer verwerken:

contactgegevens;
bedrijfsgegevens;
communicatiehistorie;
Membershipstatus;
interesses;
categorieën;
sourcing- en inkooptrajecten;
notities;
afspraken;
opvolgacties;
Leveranciersrelaties;
commerciële kansen; en
andere informatie die noodzakelijk is voor het beheren van onze zakelijke relaties.

3.10. Marketinggegevens

Wanneer u marketingcommunicatie ontvangt, kunnen wij onder meer verwerken:

naam;
zakelijk e-mailadres;
bedrijfsnaam;
interesses;
communicatievoorkeuren;
aanmeldbron;
datum van toestemming indien van toepassing;
uitschrijvingen; en
interacties met verzonden communicatie.

3.11. Technische en gebruiksgegevens

Bij gebruik van onze website of digitale Diensten kunnen wij onder meer verwerken:

IP-adres;
browser- en apparaatinformatie;
besturingssysteem;
technische logs;
datum en tijd van bezoeken;
bekeken pagina's;
verwijzende website;
sessiegegevens;
cookie-identificatoren;
consentvoorkeuren; en
interacties met onze website of digitale Diensten.

Meer informatie hierover vindt u in onze Cookieverklaring.

4. Hoe wij persoonsgegevens verkrijgen

4.1. Rechtstreeks van u

Wij ontvangen gegevens bijvoorbeeld wanneer u:

zich aanmeldt als Lid;
een besparingsscan invult;
een calculator gebruikt;
een formulier invult;
ons e-mailt of belt;
een afspraak plant;
deelneemt aan een gesprek;
informatie in ons platform invoert;
een contract, factuur of ander document uploadt;
een koppeling met een systeem activeert; of
op andere wijze informatie aan ISN verstrekt.

4.2. Via uw organisatie

Uw werkgever, collega of andere bevoegde vertegenwoordiger van uw organisatie kan zakelijke persoonsgegevens aan ons verstrekken.

4.3. Uit openbare en zakelijke bronnen

Wij kunnen zakelijke gegevens aanvullen met informatie uit rechtmatig toegankelijke bronnen, zoals:

bedrijfswebsites;
openbare handelsregisters;
professionele profielen;
branchewebsites;
nieuwsbronnen;
openbare databases; en
zakelijke informatiediensten.

Wij kunnen dergelijke gegevens bijvoorbeeld gebruiken om een bedrijfsprofiel te completeren, contactgegevens te controleren of relevante inkoopcategorieën te bepalen.

4.4. Via Leveranciers, Inkooporganisaties en partners

Wij kunnen gegevens ontvangen van:

Leveranciers;
Inkooporganisaties;
inkoopcollectieven;
brancheorganisaties;
samenwerkingspartners;
referralpartners; en
andere zakelijke partijen,

wanneer dit relevant is voor een inkoopmogelijkheid, samenwerking of dienstverlening.

4.5. Via gekoppelde systemen

Wanneer een Lid daarvoor toegang geeft, kunnen wij gegevens ontvangen uit bijvoorbeeld:

boekhoudsystemen;
facturatiesystemen;
ERP-systemen;
procurementsoftware;
leveranciersportalen;
zakelijke e-mailomgevingen;
documentopslag;
API-koppelingen; en
andere door het Lid geautoriseerde systemen.

5. Waarvoor wij persoonsgegevens gebruiken

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor de hieronder beschreven doeleinden.

5.1. Membership en accountbeheer

Wij verwerken persoonsgegevens om:

aanmeldingen te verwerken;
een Membership aan te maken;
de bevoegde contactpersoon te identificeren;
het Membership te beheren;
accountfunctionaliteit beschikbaar te stellen;
Membershipcommunicatie te versturen; en
de overeengekomen Diensten uit te voeren.

5.2. Besparingsanalyses

Wij kunnen gegevens gebruiken om:

relevante inkoopcategorieën te bepalen;
uitgaven te analyseren;
Besparingsindicaties te maken;
informatie te benchmarken;
potentiële besparingen te identificeren;
relevante Leveranciers of inkoopmogelijkheden te bepalen; en
het totale besparingspotentieel van een organisatie inzichtelijk te maken.

5.3. Gezamenlijke inkoop en vraagbundeling

Wij kunnen gegevens gebruiken om:

potentiële inkoopvraag te analyseren;
vraag van verschillende ondernemingen te bundelen;
omvang en kenmerken van potentiële gezamenlijke vraag vast te stellen;
te bepalen wanneer voldoende belangstelling bestaat voor een sourcingtraject;
collectieve inkoopmogelijkheden te ontwikkelen; en
gezamenlijke inkoopkracht te vergroten.

Het opgeven van spend, volumes of interesse vormt op zichzelf geen afnameverplichting.

5.4. Sourcing, marktuitvragen en tenders

Wij kunnen gegevens gebruiken om:

sourcingtrajecten voor te bereiden;
marktuitvragen uit te voeren;
Leveranciers te benaderen;
prijzen en voorwaarden op te vragen;
tenders te organiseren;
aanbiedingen te vergelijken;
onderhandelingen te voeren;
geschiktheid en beschikbaarheid te beoordelen;
offertes en Voorstellen samen te stellen; en
Leden met relevante Leveranciers in contact te brengen.

5.5. Contractbeheer

Wanneer contractinformatie beschikbaar is, kunnen wij deze gebruiken voor:

centrale contractregistratie;
contractcategorisering;
leveranciersoverzichten;
analyse van contractvoorwaarden;
monitoring van contractlooptijden;
signalering van opzegtermijnen;
signalering van verlengingsmomenten;
signalering van indexaties en prijswijzigingen;
vergelijking met alternatieve voorwaarden;
identificatie van contracten die opnieuw kunnen worden onderhandeld of aanbesteed;
identificatie van overlappende of mogelijk onnodige contracten; en
signalering van nieuwe besparingsmogelijkheden.

5.6. Factuurcontrole en factuurbeheer

Wanneer facturen of factuurgegevens beschikbaar zijn, kunnen wij deze gebruiken om:

gefactureerde prijzen met contractprijzen te vergelijken;
prijsafwijkingen te signaleren;
mogelijke dubbele facturen te herkennen;
mogelijke fouten te detecteren;
kortingen en rebates te controleren;
verschillen in volumes, aantallen of abonnementen te signaleren;
facturen aan contracten en Leveranciers te koppelen;
facturen te categoriseren;
factuurhistorie inzichtelijk te maken;
spendanalyses uit te voeren;
facturen centraal te ordenen of beschikbaar te stellen;
gegevens voor rapportages te gebruiken;
gegevens beschikbaar te stellen via ondersteunde boekhoudkundige koppelingen; en
nieuwe besparingsmogelijkheden te herkennen.

5.7. Nieuwe besparingsmogelijkheden herkennen

Wanneer een Lid doorlopend inkoop-, contract- of factuurgegevens beschikbaar stelt, kunnen wij deze analyseren om nieuwe mogelijkheden te herkennen.

Wij kunnen het Lid bijvoorbeeld attenderen wanneer:

een contract binnenkort afloopt;
een opzegtermijn nadert;
prijzen veranderen;
een kostenpost relatief hoog lijkt;
een collectieve overeenkomst beschikbaar is;
alternatieve voorwaarden beschikbaar zijn;
meerdere contracten mogelijk overlappen; of
een nieuwe marktuitvraag relevant kan zijn.

Dit kan ook betrekking hebben op categorieën die het Lid niet eerder actief heeft geselecteerd.

5.8. Relatiebeheer en Ledenservice

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken om:

contacthistorie bij te houden;
vragen te beantwoorden;
zakelijke relaties te beheren;
afspraken en opvolging te organiseren;
lopende inkooptrajecten te beheren;
klachten of andere verzoeken te behandelen; en
relevante communicatie goed te laten verlopen.

5.9. Afspraken en gesprekken

Wij verwerken persoonsgegevens om zakelijke afspraken te plannen, uit te voeren en op te volgen.

Wij kunnen gespreksnotities, transcripties, samenvattingen en actiepunten gebruiken voor:

verslaglegging;
opvolging van afspraken;
relatiebeheer;
het vastleggen van behoeften en specificaties;
sourcing- en inkooptrajecten; en
dienstverlening aan de betreffende organisatie.

5.10. Marketing en relevante zakelijke communicatie

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken om informatie te versturen over onze Diensten, relevante inkoopmogelijkheden, ontwikkelingen en andere zakelijke onderwerpen.

Wanneer daarvoor toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf.

U kunt zich altijd afmelden voor marketingcommunicatie.

5.11. Website en digitale Diensten

Wij verwerken technische en gebruiksgegevens om:

onze website en Diensten beschikbaar te stellen;
beveiliging te waarborgen;
technische fouten te herkennen;
gebruik en prestaties te analyseren;
onze website en Diensten te verbeteren; en
waar toegestaan marketingprestaties te meten.

5.12. Beveiliging en fraudepreventie

Wij kunnen gegevens verwerken om:

systemen en accounts te beveiligen;
onbevoegde toegang te voorkomen;
misbruik te detecteren;
fraude te onderzoeken;
beveiligingsincidenten te behandelen; en
onze rechten en die van Leden en andere betrokkenen te beschermen.

5.13. Wettelijke verplichtingen en juridische belangen

Wij kunnen gegevens verwerken wanneer dit nodig is om:

aan wettelijke verplichtingen te voldoen;
onze administratie te voeren;
verzoeken van bevoegde autoriteiten te behandelen;
onze rechten uit te oefenen;
overeenkomsten af te dwingen;
juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen; of
geschillen te behandelen.

6. Grondslagen voor de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de verwerking kan dit zijn:

6.1. Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene of om op diens verzoek stappen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

6.2. Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd zakelijk belang van ISN of een derde en de belangen of grondrechten van de betrokkene niet zwaarder wegen.

Dit kan bijvoorbeeld gelden voor:

B2B-relatiebeheer;
verbetering van onze Diensten;
sourcing;
relevante zakelijke opvolging;
beveiliging;
fraudepreventie;
analyse van zakelijke dienstverlening; en
bescherming van onze juridische belangen.

6.3. Wettelijke verplichting

Wij verwerken gegevens wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

6.4. Toestemming

Voor bepaalde verwerkingen vragen wij toestemming, bijvoorbeeld wanneer dat vereist is voor bepaalde marketingactiviteiten, cookies of het gebruik van bepaalde functionaliteiten.

Wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze toestemming op ieder moment voor de toekomst intrekken.

7. Doorgeven van gegevens aan Leveranciers en Inkooporganisaties

ISN kan relevante zakelijke informatie en persoonsgegevens delen met Leveranciers, Inkooporganisaties en andere partijen die betrokken zijn bij een inkooptraject wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om:

een marktuitvraag uit te voeren;
prijzen of voorwaarden op te vragen;
een tender uit te voeren;
geschiktheid of beschikbaarheid te beoordelen;
te bepalen of een onderneming voor bepaalde collectieve voorwaarden in aanmerking komt;
een offerte of Voorstel samen te stellen;
onderhandelingen mogelijk te maken; of
een Lid met een Leverancier in contact te brengen.

Wij streven ernaar niet meer persoonsgegevens te delen dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.

Waar dat praktisch mogelijk is, kunnen wij in een eerste marktverkenning gebruikmaken van geaggregeerde, beperkte of niet direct identificerende informatie.

8. Gekoppelde systemen en doorlopende gegevensverwerking

Wanneer een Lid een koppeling activeert met een door ISN ondersteund systeem, kunnen wij gegevens uit dat systeem verwerken binnen de toegang die door het Lid is verleend.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op nieuwe:

facturen;
contracten;
transacties;
Leveranciers;
inkooporders;
spendgegevens; en
andere relevante gegevens.

Wij kunnen nieuwe gegevens zolang de koppeling actief is verwerken voor de in deze Privacyverklaring beschreven doeleinden.

Wanneer een koppeling wordt beëindigd, halen wij via die koppeling geen nieuwe gegevens meer op zodra de beëindiging technisch is verwerkt.

Het beëindigen van een koppeling betekent niet automatisch dat gegevens die reeds rechtmatig zijn verwerkt onmiddellijk worden verwijderd. Daarop zijn de normale bewaartermijnen van toepassing.

9. Geautomatiseerde verwerking en AI

ISN kan software, algoritmen en AI-ondersteunde systemen gebruiken om de dienstverlening efficiënter uit te voeren.

Deze systemen kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor:

categorisering van uitgaven;
analyse en uitlezing van contracten;
analyse en uitlezing van facturen;
herkenning van contractdata en opzegtermijnen;
detectie van prijs- of factuurafwijkingen;
spendanalyse;
benchmarking;
herkenning van relevante inkoopcategorieën;
herkenning van besparingsmogelijkheden;
ondersteuning van Besparingsindicaties;
vergelijking van Leveranciersinformatie;
samenvatting van zakelijke gesprekken; en
ondersteuning van medewerkers.

Geautomatiseerde systemen kunnen fouten of onvolledigheden bevatten. Zij worden daarom gebruikt als hulpmiddel binnen onze dienstverlening.

ISN neemt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde beslissingen over natuurlijke personen die juridische gevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treffen, tenzij daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en aan de toepasselijke voorwaarden wordt voldaan.

10. Dienstverleners en andere ontvangers

Voor de uitvoering van onze Diensten maken wij gebruik van externe partijen die in bepaalde gevallen persoonsgegevens kunnen verwerken.

Deze partijen ondersteunen ons bijvoorbeeld bij:

cloudhosting en infrastructuur;
CRM en relatiebeheer;
afspraakplanning;
transcriptie en gespreksnotities;
e-mail- en marketingcommunicatie;
software en technische infrastructuur;
beveiliging;
analytics;
professionele advisering; en
andere ondersteunende bedrijfsprocessen.

Tot onze huidige belangrijke dienstverleners behoren onder meer:

Amazon Web Services (AWS) — cloudinfrastructuur en hosting;
Attio — CRM en relatiebeheer;
Calendly — afspraakplanning;
Granola — transcriptie en gespreksnotities; en
Mailchimp — e-mail- en marketingcommunicatie.

Ons primaire softwareplatform wordt via AWS in Europa gehost.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens delen met:

Leveranciers;
Inkooporganisaties;
branche- en samenwerkingspartners;
professionele adviseurs, zoals accountants en advocaten;
bevoegde overheidsinstanties; en
andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor een in deze Privacyverklaring beschreven doel.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, maken wij waar vereist passende afspraken over de verwerking en bescherming daarvan.

Wij verkopen persoonsgegevens niet.

11. Internationale doorgifte

Hoewel ons primaire softwareplatform in Europa wordt gehost, kunnen sommige externe dienstverleners persoonsgegevens verwerken of toegankelijk maken vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrondslag en, waar vereist, passende waarborgen.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van:

een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
toepasselijke Standard Contractual Clauses;
een erkend adequaatheidsmechanisme; of
een andere volgens de AVG toegestane doorgiftemethode.

Waar nodig treffen wij aanvullende maatregelen om persoonsgegevens passend te beschermen.

12. Marketingcommunicatie

Wij kunnen zakelijke marketingcommunicatie versturen wanneer dit volgens de toepasselijke wetgeving is toegestaan.

Waar toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf.

U kunt zich op ieder moment afmelden via:

de afmeldmogelijkheid in de betreffende communicatie; of
info@inkoopservicenederland.nl.

Na een uitschrijving kunnen wij beperkte gegevens bewaren op een suppressielijst om ervoor te zorgen dat de uitschrijving in de toekomst wordt gerespecteerd.

Een afmelding voor marketing heeft geen gevolgen voor noodzakelijke communicatie over het Membership, uw account, lopende Diensten of andere zakelijke transacties.

13. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website gebruikt Klaro om uw cookiekeuze te beheren. U kunt even gemakkelijk kiezen voor alleen noodzakelijke cookies, alle beschikbare cookies of zelf statistieken en de externe agenda kiezen. Via Cookie-instellingen kunt u uw keuze altijd opnieuw bekijken en intrekken.

Noodzakelijk: de website bewaart uw cookiekeuze in de cookie isn_consent, met configuratieversie, actieve diensten, keuzetijd, einddatum en gekozen categorieën. Deze cookie blijft maximaal 180 dagen bewaard. Een kopie in lokale browseropslag signaleert wijzigingen aan andere geopende tabbladen. Een verwijzingscode die u bewust hebt gevolgd of ingevuld staat in de cookie isn_ref (maximaal 90 dagen) en in sessieopslag. Formulier- en scangegevens in sessieopslag ondersteunen de gevraagde stappen. Deze gegevens worden niet naar Google Analytics gestuurd.

Statistieken: uitsluitend na uw toestemming laden wij Google Analytics 4. Google kan de cookies _ga en cookies waarvan de naam begint met _ga gebruiken, met een maximale bewaartermijn van 180 dagen. Wij meten paginaweergaven, besparingsscans en geslaagde ledenaanmeldingen, leveranciersaanmeldingen en contactverzoeken. Toegestane campagnevelden en de herkomstwebsite worden alleen met toestemming verwerkt. Wij sturen geen ingevulde namen, e-mailadressen, telefoonnummers, bedrijfsgegevens, verwijzingscodes of scanidentificaties mee. Informatie over Googles verwerking vindt u in het [privacybeleid van Google](https://policies.google.com/privacy).

Externe agenda: de ingebedde Calendly-agenda laadt uitsluitend na afzonderlijke toestemming voor Externe agenda. Calendly kan diensten van Stripe, Segment, Sprig en Google laden en eigen cookies, lokale opslag en IndexedDB gebruiken, waaronder voor statistieken. Het Cookiebot-scanrapport van 30 september 2026 vermeldde voor deze externe diensten sessieopslag, blijvende opslag en cookies tot 400 dagen; wij beheren die externe bewaartermijnen niet. Raadpleeg het [privacybeleid van Calendly](https://calendly.com/privacy). Zonder deze toestemming blijft een gewone link naar de externe boekingspagina beschikbaar. Uw statistiekkeuze staat los van uw agenda-keuze.

Geplande marketingdiensten: Google Ads, Meta Ads en LinkedIn Ads zijn nog niet als trackers in deze websiteversie geïnstalleerd. Deze advertentiediensten vallen onder Marketing en zijn uitgeschakeld en de marketingkeuze is niet beschikbaar zolang er geen advertentietracker actief is. Ook ‘Alles accepteren’ geeft nu geen voorafgaande toestemming voor later toegevoegde diensten. Bij toevoeging van een dienst vragen wij opnieuw toestemming en publiceren wij de actuele doeleinden, opslag en bewaartermijnen. De Google-advertentietoestemmingen blijven in deze versie uit.

Andere hulpmiddelen: Google Search Console gebruiken wij voor zoekprestaties en websitebeheer; een DNS-record of eigendomsverificatiebestand/-metatag is op zichzelf geen bezoekerstracker en krijgt geen afzonderlijke cookiekeuze. AWS verzorgt hosting en Attio ondersteunt CRM en relatiebeheer, zoals toegelicht in hoofdstuk 10. Gebruik van deze dienstverleners wordt niet als statistiek- of marketingtoestemming uit de cookiebanner afgeleid. Voor eventuele later toegevoegde volgsoftware beoordelen wij de daadwerkelijke verwerking en vragen wij waar vereist afzonderlijk toestemming.

Bij intrekken stoppen wij nieuwe statistische metingen, verwijderen wij bereikbare Analyticscookies en wissen wij statistische herkomstgegevens. Bij intrekken van agenda-toestemming verwijderen wij de ingebedde agenda en herladen wij de productiepagina om het geladen script te beëindigen. Wij kunnen geen cookies/opslag op de externe domeinen wissen. Noodzakelijke verwijzings- en formuliergegevens blijven beschikbaar. Reeds verzonden gebeurtenissen kunnen wij hiermee niet terughalen. Ongeldige of verlopen keuzes en een nieuwe configuratieversie of nieuw geactiveerde dienst vragen opnieuw toestemming. Keuzes uit een eerdere toestemmingsmanager worden niet automatisch overgenomen.

Website-statistieken en herkomst

Na uw keuze voor statistieken gebruiken wij PostHog, gehost in de EU, voor bezoeken, landingspagina's, verwijzende websites en stappen in de besparingsscan en aanmelding. Wij sturen geen ingevulde namen, e-mailadressen, telefoonnummers of andere formulierwaarden naar deze dienst. Automatische klikregistratie, heatmaps en sessieopnamen staan uit. Adresparameters worden beperkt tot toegestane campagnevelden; verwijzende adressen worden teruggebracht tot hun domeinnaam. Een technische aanmeld-ID kan een succesvolle aanmelding verbinden met het overeenkomstige leadrecord in ons CRM.

Uw statistiekkeuze staat in de bovengenoemde cookie. De eerste en laatste toegestane herkomst en PostHog-identificaties worden maximaal 180 dagen in lokale browseropslag bewaard; technische deduplicatiegegevens blijven in sessieopslag. Wij sturen alleen technische scan-, aanmeld- en gebeurtenis-ID’s naar PostHog, geen financiële scanantwoorden of verwijzingscodes. Advertentieklikcodes worden niet bewaard zolang Marketing niet beschikbaar is. PostHog valt samen met Google Analytics onder Statistieken. Voor deze toegevoegde dienst vragen wij opnieuw toestemming; eerdere Google Analytics-toestemming activeert PostHog niet. Intrekken via Cookie-instellingen stopt nieuwe metingen en verwijdert de bereikbare analyticsopslag in uw browser. Al verzonden gebeurtenissen worden hiermee niet teruggehaald. Noodzakelijke formulier- en scanopslag en een bewust gebruikte verwijscode blijven beschikbaar.

14. Gespreksnotities en transcripties

Tijdens zakelijke gesprekken kunnen wij hulpmiddelen gebruiken om gesprekken te transcriberen, samen te vatten of actiepunten vast te leggen.

Wanneer wij dergelijke technologie gebruiken:

informeren wij de deelnemers;
gebruiken wij deze alleen voor legitieme zakelijke doeleinden; en
vragen wij toestemming wanneer dit voor de betreffende verwerking vereist is.

Transcripties en samenvattingen kunnen informatie bevatten over:

besproken inkoopbehoeften;
producten en diensten;
Leveranciers;
contracten;
prijzen;
wensen en eisen;
actiepunten; en
andere zakelijke onderwerpen.

Wij gebruiken deze informatie uitsluitend voor de in deze Privacyverklaring beschreven doeleinden.

15. Bijzondere persoonsgegevens

Onze Diensten zijn niet bedoeld voor het verzamelen of verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals informatie over:

gezondheid;
religie;
politieke opvattingen;
ras of etnische afkomst;
seksuele gerichtheid;
biometrische identificatie; of
andere bijzondere categorieën persoonsgegevens.

Wij verzoeken gebruikers dergelijke gegevens niet aan ISN te verstrekken tenzij dit noodzakelijk, rechtmatig en vooraf passend afgestemd is.

Het kan voorkomen dat documenten zoals contracten, facturen of zakelijke communicatie incidenteel persoonsgegevens bevatten die voor onze dienstverlening niet relevant zijn. Wij gebruiken dergelijke gegevens niet voor andere doeleinden enkel omdat deze in een document voorkomen.

16. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij gegevens langer moeten bewaren vanwege:

een wettelijke bewaarplicht;
de uitvoering van een overeenkomst;
een lopend geschil of claim;
fraudepreventie;
beveiliging; of
een ander gerechtvaardigd belang.

Bij het vaststellen van bewaartermijnen houden wij onder meer rekening met:

de duur van het Membership;
de duur van de zakelijke relatie;
de aard van de betreffende Dienst;
lopende sourcing- of contracttrajecten;
wettelijke administratieve verplichtingen;
relevante verjaringstermijnen; en
de gevoeligheid van de gegevens.

Als uitgangspunt geldt:

Membership- en relatiegegevens

Deze bewaren wij gedurende het actieve Membership of de zakelijke relatie en daarna zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor administratie, opvolging, bewijs of juridische verplichtingen.

Contract-, factuur- en inkoopgegevens

Deze bewaren wij zolang zij nodig zijn voor de betreffende dienstverlening en daarna voor zover dit noodzakelijk is voor administratie, wettelijke bewaarplichten, contractuele rechten of juridische claims.

Gegevens die onderdeel uitmaken van een administratie waarvoor een wettelijke fiscale bewaartermijn geldt, kunnen gedurende die wettelijke termijn worden bewaard.

Prospect- en contactgegevens

Gegevens van zakelijke contacten waarmee geen actieve relatie is ontstaan, worden periodiek beoordeeld en verwijderd of geanonimiseerd wanneer zij niet langer redelijkerwijs relevant zijn.

Gespreksnotities en transcripties

Deze bewaren wij zolang zij relevant zijn voor de betreffende zakelijke relatie, lopende dienstverlening of gemaakte afspraken en verwijderen of anonimiseren wij wanneer zij niet langer noodzakelijk zijn.

Marketinggegevens

Deze bewaren wij zolang u de betreffende communicatie ontvangt of totdat u zich afmeldt. Een beperkte registratie van de afmelding kan daarna worden bewaard om uw keuze te respecteren.

Technische gegevens

Technische logs en vergelijkbare gegevens worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor beveiliging, foutanalyse en beheer van onze systemen.

Geanonimiseerde gegevens

Gegevens die zodanig zijn geanonimiseerd dat zij niet meer tot een natuurlijke persoon kunnen worden herleid, kunnen langer worden gebruikt voor bijvoorbeeld statistieken, benchmarking en verbetering van onze Diensten.

17. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer:

ongeoorloofde toegang;
ongeoorloofd gebruik;
verlies;
vernietiging;
wijziging;
ongeoorloofde openbaarmaking; en
andere onrechtmatige verwerking.

Daarbij kunnen wij onder meer gebruikmaken van:

toegangsbeperkingen;
authenticatie;
versleuteling waar passend;
logging en monitoring;
beveiligde cloudinfrastructuur;
back-ups;
interne toegangsrechten; en
afspraken met externe dienstverleners.

Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en partijen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Geen enkel technisch systeem kan volledige veiligheid garanderen. Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet, handelen wij overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

18. Vertrouwelijke bedrijfsinformatie

Naast persoonsgegevens verwerken wij voor onze dienstverlening veel zakelijke informatie, zoals:

contractprijzen;
facturen;
inkoopvolumes;
Leveranciers;
offertes;
spendgegevens; en
contractvoorwaarden.

Voor zover dergelijke informatie geen persoonsgegevens bevat, valt deze niet onder de AVG. Wij behandelen vertrouwelijke bedrijfsinformatie wel overeenkomstig onze contractuele verplichtingen en de toepasselijke Membershipvoorwaarden.

19. Persoonsgegevens van derden in documenten

Contracten, facturen, e-mails en andere documenten die een Lid aan ons verstrekt kunnen persoonsgegevens bevatten van bijvoorbeeld:

medewerkers;
Leveranciers;
contactpersonen;
adviseurs; of
andere zakelijke relaties.

Het Lid is verantwoordelijk voor het rechtmatig beschikbaar stellen van dergelijke gegevens aan ISN.

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor zover zij noodzakelijk zijn voor de betreffende Dienst en overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

20. Uw privacyrechten

Wanneer wij persoonsgegevens over u verwerken, kunt u afhankelijk van de omstandigheden de volgende rechten hebben:

het recht op informatie;
het recht op inzage;
het recht op rectificatie;
het recht op verwijdering;
het recht op beperking van de verwerking;
het recht op overdraagbaarheid van gegevens;
het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
het recht om toestemming in te trekken; en
rechten met betrekking tot bepaalde vormen van geautomatiseerde besluitvorming.

U kunt een verzoek sturen naar:

info@inkoopservicenederland.nl

Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen en ongeoorloofde verstrekking van persoonsgegevens te voorkomen.

Wij behandelen verzoeken binnen de daarvoor geldende wettelijke termijnen.

21. Recht van bezwaar

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang, kunt u vanwege uw specifieke situatie bezwaar maken tegen die verwerking.

Wij beoordelen dan of er zwaarwegende gerechtvaardigde redenen bestaan om de verwerking voort te zetten.

Voor direct marketing kunt u te allen tijde bezwaar maken. Wanneer u bezwaar maakt tegen direct marketing, stoppen wij met het gebruik van uw persoonsgegevens voor dat doel.

22. Toestemming intrekken

Wanneer een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment voor de toekomst intrekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór het intrekken van de toestemming hebben plaatsgevonden.

23. Klachten

Heeft u vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen via:

info@inkoopservicenederland.nl

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de:

Autoriteit Persoonsgegevens

24. Bedrijfstransacties

Indien Library of Trade B.V. of een relevant onderdeel van haar onderneming betrokken is bij een:

fusie;
overname;
investering;
reorganisatie;
verkoop;
juridische herstructurering; of
andere bedrijfstransactie,

kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met de daarbij betrokken partijen voor zover dit rechtmatig en noodzakelijk is.

Wanneer persoonsgegevens in het kader van een dergelijke transactie worden overgedragen, blijven de toepasselijke privacyregels van kracht.

25. Websites en diensten van derden

Onze website en Diensten kunnen verwijzen naar websites, platforms of andere diensten van derden.

Wanneer u rechtstreeks gebruikmaakt van een dienst van een derde, kan die derde zelfstandig persoonsgegevens verwerken onder zijn eigen privacyverklaring.

ISN is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van onafhankelijke derden.

26. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Wij kunnen deze Privacyverklaring wijzigen wanneer daar aanleiding voor bestaat, bijvoorbeeld doordat:

onze Diensten veranderen;
nieuwe functionaliteiten worden geïntroduceerd;
wij andere soorten gegevens gaan verwerken;
wij nieuwe dienstverleners gebruiken;
ons businessmodel verandert; of
wet- en regelgeving verandert.

De actuele versie van de Privacyverklaring wordt op onze website gepubliceerd.

Bij materiële wijzigingen informeren wij betrokkenen aanvullend wanneer dat passend of wettelijk vereist is.

Bovenaan deze Privacyverklaring staat de datum van de meest recente versie.

27. Contact

Heeft u vragen over deze Privacyverklaring, wilt u een privacyrecht uitoefenen of heeft u een andere vraag over de verwerking van persoonsgegevens?

Neem dan contact op met:

Inkoop Service Nederland
een handelsnaam van Library of Trade B.V.

Weesperstraat 107–121
1018 VN Amsterdam

KvK-nummer: 96706198
E-mail: info@inkoopservicenederland.nl
Telefoon: +31 6 18348222