Altijd gratis voor leden
Een monteur heeft een broek nodig die een jaar lang knielen overleeft. Een receptionist een blouse die er na twintig wasbeurten nog net zo uitziet. En iedereen een logo dat klopt. Werkkleding lijkt een eenvoudige bestelling, tot je merkt hoeveel keuzes erin zitten.
Daardoor is vergelijken lastig. De ene offerte noemt een prijs per jas, de andere een bedrag per medewerker per maand, en een derde rekent het logo apart. Dit artikel helpt je om aanbiedingen voor werkkleding op dezelfde manier naast elkaar te leggen.
Wat telt als werkkleding?
Dat is minder vanzelfsprekend dan het klinkt. Volgens de Belastingdienst is werkkleding kleding die je (bijna) alleen voor je onderneming kunt dragen, zoals een uniform of overall. Kan de kleding ook buiten het werk gedragen worden, dan moet er een beeldmerk op van minimaal 70 cm² dat naar je onderneming verwijst.
Voor werkgevers speelt de werkkostenregeling. De Belastingdienst noemt werkkleding die je ter beschikking stelt als een van de voorzieningen die op nihil worden gewaardeerd en dus niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Ter beschikking stellen betekent dat de kleding van jou blijft. In de handreiking werkkleding van de Belastingdienst staat dat vergoeden of verstrekken wel als loon telt. Hoe dit voor jouw bedrijf uitpakt, bespreek je met je boekhouder. Voor het vergelijken is het vooral handig om te weten dat de 70 cm² ook iets zegt over de maat van je logo.
Werkkleding vergelijken: 8 punten om op te letten
1. Begin bij functies, niet bij een catalogus
Schrijf per functie op wat iemand nodig heeft: welke kledingstukken, hoeveel sets, voor binnen of buiten, en of er eisen aan veiligheid of hygiëne zijn. Tel daarna het aantal medewerkers per functie. Zo weet je hoeveel stuks je per jaar ongeveer afneemt, en kun je elke leverancier om een prijs voor precies hetzelfde pakket vragen.
Vraag daarbij om een prijs per medewerker per jaar, naast de prijs per stuk. Dat maakt een koopofferte en een huurofferte beter vergelijkbaar.
2. Kopen, huren of leasen
Werkkledingleverancier VDP zet de drie vormen naast elkaar. Bij huur blijft de kleding eigendom van de verhuurder, die ophalen, wassen, repareren en vervangen regelt, en betaal je een vast bedrag per kledingstuk per week of maand. Bij lease betaal je een maandbedrag op basis van het aantal medewerkers en is de kleding aan het eind van jou. Bij kopen investeer je vooraf meer, kies je zelf het ontwerp en betaal je het onderhoud apart.
Welke vorm voordeliger is, hangt af van hoeveel mensen je hebt, hoe snel de kleding slijt en of je het wassen zelf kunt regelen. Vergelijk daarom de totale kosten over een paar jaar, inclusief onderhoud, en niet een aanschafprijs met een maandbedrag.
3. Borduren of bedrukken
Het logo is vaak een aparte regel op de offerte, en de techniek bepaalt hoe die rekensom uitvalt. Volgens Tailor & Stitch heeft borduren een vaste prijs per stuk die afhangt van het aantal steken, en gaat het lang mee. Bij bedrukken betaal je eenmalige opstartkosten, waarna de prijs per stuk bij grotere aantallen daalt. Een opdruk kan na veel wasbeurten wel vervagen.
Vraag dus bij elke offerte welke techniek er is gerekend, hoe groot het logo wordt, en of opstartkosten bij een nabestelling opnieuw terugkomen.
4. Beschermende kleding en signaalkleding
Werken je mensen met risico’s, dan is een deel van de kleding een persoonlijk beschermingsmiddel. Volgens Arboportaal blijkt uit de risico-inventarisatie welke beschermende kleding nodig is, en zijn de kosten ervan volledig voor de werkgever. Signaalkleding is bedoeld voor situaties waarin een medewerker goed zichtbaar moet zijn.
Leg bij het vergelijken per kledingstuk vast welke bescherming het moet bieden, zodat een goedkopere jas niet stilletjes een andere klasse is. Uitgebreidere uitleg over beschermingsmiddelen valt buiten dit artikel.
5. Werkschoenen op dezelfde norm
Bij werkschoenen zegt de prijs weinig zonder de veiligheidsklasse. BD Store legt uit dat veiligheidsschoenen onder EN ISO 20345 vallen, met een neus die is getest op 200 joule. S1 is bedoeld voor droog werk, S3 komt veel voor in bouw, industrie en logistiek, en S3 is niet automatisch waterdicht. Een stevige schoen is ook niet vanzelf een gecertificeerde veiligheidsschoen.
Vergelijk schoenen daarom alleen binnen dezelfde klasse en met dezelfde extra eisen, zoals waterdichtheid of een antiperforatiezool.
6. Levensduur en onderhoud
Een goedkope broek die na een half jaar versleten is, kost per jaar meer dan een duurdere die twee jaar meegaat. Vraag leveranciers naar het materiaal, de wasvoorschriften en hoe vaak een kledingstuk in de praktijk vervangen wordt. Voor beschermende kleding schrijft Arboportaal voor dat je die onderhoudt volgens de instructies van de fabrikant, en dat duidelijk moet zijn hoe lang de bescherming meegaat als die door slijtage afneemt.
Reken het wassen mee. Bij huur zit het vaak in de prijs, bij kopen betaal je het apart of doe je het zelf.
7. Maten, voorraad en nabestellen
Nieuwe medewerkers, andere maten, een kapotte jas: werkkleding bestel je zelden één keer. Vraag hoe lang een model leverbaar blijft, of de leverancier een voorraad voor je aanhoudt en wat een nabestelling van een paar stuks kost. Bij gekochte kleding kun je volgens VDP de kleding van vertrekkende medewerkers opnieuw gebruiken, wat het aantal nieuwe stuks beperkt.
8. Prijsafspraken voor de hele looptijd
Een scherpe prijs voor de eerste bestelling zegt weinig als nabestellingen daarna duurder worden. Kijk hoe lang de prijs vastligt, wat er gebeurt als een model uit het assortiment gaat, en of het logo en de opstartkosten ook voor latere bestellingen in de afspraak staan. Bij huur en lease: wat kost het als het aantal medewerkers verandert, en hoe lang loopt het contract?
Kort overzicht: waar let je op?
| Onderdeel | Waar let je op? |
|---|---|
| Behoefte | Kledingstukken en sets per functie, en het aantal medewerkers |
| Vorm | Kopen, huren of leasen, vergeleken over een paar jaar |
| Logo | Borduren of bedrukken, formaat en opstartkosten bij nabestellen |
| Bescherming | Welke bescherming of zichtbaarheid per kledingstuk nodig is |
| Schoenen | Dezelfde veiligheidsklasse en extra eisen in elke offerte |
| Levensduur | Materiaal, wasvoorschriften en hoe vaak je vervangt |
| Nabestellen | Hoe lang modellen leverbaar zijn en wat kleine bestellingen kosten |
| Prijsafspraak | Looptijd van de prijs en wat er gebeurt als je team verandert |
Waar zit de besparing meestal?
Vaak in minder variatie. Wie per afdeling een eigen model kiest, bestelt telkens kleine aantallen en betaalt vaker opstartkosten voor het logo. Eén basislijn voor het hele bedrijf, met alleen afwijkingen waar een functie dat echt vraagt, maakt de aantallen per model groter en nabestellen eenvoudiger.
Daarnaast loont het om naar levensduur te kijken in plaats van naar aanschafprijs, en om kleding van vertrekkers terug te nemen. Hoe je zulke terugkerende inkoop per categorie aanpakt, lees je in ons artikel over collectief inkopen per categorie.
Zelf werkkleding vergelijken of collectief inkopen?
Zelf vergelijken kan goed. Je zet je functies en aantallen op een rij, vraagt een paar leveranciers om een prijs voor hetzelfde pakket, laat koop en huur over dezelfde periode doorrekenen en vraagt naar logo, nabestellen en levensduur. Vraag samples aan voordat je kiest.
Wat je alleen moeilijk verandert, is je volume. Een bedrijf met vijftien medewerkers bestelt een paar honderd stuks per jaar, verspreid over maten en modellen. Voor een leverancier is dat een kleine klant.
Waarom is collectief werkkleding inkopen vaak voordeliger?
Omdat werkkleding in de basis vaak op elkaar lijkt: werkbroeken, polo’s, softshells, veiligheidsschoenen. Als meerdere bedrijven hun vraag naar vergelijkbare basismodellen bundelen, spreekt een leverancier over veel grotere aantallen. Dat geeft ruimte voor een lagere prijs per stuk, betere afspraken over nabestellen of een vaste prijs voor langere tijd, terwijl ieder bedrijf zijn eigen logo houdt.
Collectief inkopen is daarom vaak voordeliger dan alleen inkopen. Maar een collectief aanbod leg je altijd naast je huidige afspraak, met dezelfde kledingstukken, dezelfde kwaliteit en dezelfde aantallen. Is je huidige leverancier voordeliger, dan is dat de uitkomst.
Werkkleding vergelijken via Inkoop Service Nederland
Inkoop Service Nederland bundelt de inkoopbehoefte van mkb-bedrijven. Voor werkkleding werkt dat in drie stappen.
1. Meld je gratis aan
Je geeft aan op welke categorieën je wilt besparen en wat je inkoopbehoefte is.
2. Intake & kostenanalyse
Bij voldoende gezamenlijke vraag bespreken we je huidige voorwaarden en wensen. Je huidige kledingpakket, aantallen en prijzen, inclusief logo en onderhoud, zijn daarbij het vergelijkingspunt.
3. Samen besparen
We onderhandelen betere prijzen en voorwaarden. Jij kiest zelf of je meedoet.
Deelname is gratis voor leden en je zit nergens aan vast. Je huidige contract blijft het vergelijkingspunt.
Ontdek je besparingskansen
Benieuwd wat je bedrijf per jaar uitgeeft aan werkkleding en andere terugkerende inkoop, en waar ruimte zit? Doe de gratis besparingsscan en zie in een paar minuten waar kansen liggen.
