Altijd gratis voor leden
Onderhoud aan installaties is zo’n uitgave die je pas ziet als er iets misgaat. De airco valt uit in juli, de verwarming doet het niet op maandagochtend, en dan blijkt pas wat er in het contract staat. Of dat er helemaal geen contract is.
Het gaat om een verzameling afspraken: periodiek onderhoud, een storingsdienst, keuringen van de elektra, lekcontroles aan koelinstallaties, soms legionellabeheer. Vaak bij verschillende partijen, elk met eigen tarieven en looptijden.
Vergelijken begint daarom met één vraag: wat krijg je eigenlijk voor je geld?
Wat verplicht is, en wat niet
Aanbieders verkopen keuringen graag als verplicht. Soms klopt dat, soms is het strenger dan de wet. Een paar dingen die officiële bronnen er zelf over zeggen.
Arbeidsmiddelen. Volgens Arboportaal moet een werkgever arbeidsmiddelen die door gebruik slijten of verouderen periodiek laten keuren (artikel 7.4a Arbobesluit). Hoe vaak, hangt af van het middel en hoe intensief je het gebruikt; de toelichting op het Arbobesluit noemt één keer per jaar een veilige ondergrens. De werkgever kiest zelf wie keurt, zolang die deskundig is. Dat kan ook de eigen technische dienst zijn.
Elektrische installaties. SCIOS, de beheerder van de gelijknamige certificatieregeling, schrijft dat er geen wettelijke verplichting is voor een inspectie volgens NEN 3140, maar dat een werkgever wel moet kunnen aantonen dat hij zijn zorgplicht is nagekomen. Brandverzekeraars stellen een periodieke inspectie op brandrisico (Scope 10) wel vaak als voorwaarde in de polis. Kijk dus in je eigen polis voordat je een keuring laat inplannen.
Stookinstallaties. Voor een stookinstallatie boven 100 kW is inspectie wettelijk verplicht, minstens eens per vier jaar, en die moet worden gedaan door een SCIOS-gecertificeerd bedrijf. Voor de meeste kantoren en werkplaatsen met een gewone ketel speelt dit niet.
Koelinstallaties en airco. De Europese F-gassenverordening schrijft lekcontroles voor op basis van de hoeveelheid koudemiddel, en regels voor lekdetectie en logboeken, meldt IPLO. Volgens de F-gassengids die branchevereniging NVKL in augustus 2025 publiceerde, geldt voor installaties met HFK’s vanaf 5 ton CO₂-equivalent een lekcontrole van minstens eens per twaalf maanden, en vaker bij grotere hoeveelheden. De registratie daarvan is een plicht van de exploitant, niet van de installateur.
Legionella. Strenge regels gelden voor prioritaire locaties zoals zorginstellingen, sauna’s, zwembaden en hotels of pensions met meer dan vijf slaapplaatsen. Volgens Ondernemersplein moeten die een risicoanalyse en beheersplan laten maken door een bedrijf met een BRL 6010-certificaat, een logboek bijhouden en elk half jaar het water laten controleren. Voor andere gebouwen blijft de eigenaar verantwoordelijk voor veilig kraanwater, zonder dat vaste schema.
Technisch onderhoud vergelijken: 8 punten om op te letten
1. Leg eerst vast welke installaties je hebt
Een eerlijke vergelijking begint met een lijst: welke installaties, welk merk en type, hoe oud, waar ze staan. Het modelcontract voor technisch onderhoud op RVO Kennisdelen begint niet voor niets met een werkomschrijving naar aantal, type en model.
Zonder die lijst prijst elke aanbieder iets anders, en weet je achteraf niet of de goedkoopste offerte ook de ventilatie-unit op het dak meenam.
2. Preventief, storing en vervanging zijn drie verschillende dingen
Hetzelfde modelcontract maakt een onderscheid dat in offertes vaak vervaagt. Preventief onderhoud is gepland: inspecties en controles om storingen te voorkomen. Storingsonderhoud is het verhelpen van uitval. Vervangingsonderhoud is het één op één vervangen van onderdelen.
Een laag contractbedrag dekt vaak alleen het eerste. Vraag per offerte welk van de drie erin zit, en wat de rest kost.
3. Regie of all-in
Globaal zijn er twee manieren om te betalen. Bij een basiscontract zijn de geplande beurten vastgelegd en reken je storingen af op regie: per uur, plus materiaal en voorrijkosten. Bij een all-in contract of afkoop van storingen zit dat allemaal in één prijs. Een onderhoudsbedrijf als Heijmans beschrijft het voordeel daarvan: het financiële risico van storingen ligt bij de aanbieder, en jij weet vooraf wat je kwijt bent.
Welke vorm goedkoper is, hangt af van je installaties. Nieuwe apparatuur met weinig storingen kan op regie voordeliger zijn. Oudere installaties vaak niet. Let bij all-in ook op de uitsluitingen: vraag wat er gebeurt bij een installatie die al gebreken heeft, en of vervanging van een heel toestel eronder valt.
4. Reactietijd en hersteltijd
“Snelle service” zegt niets. Wat je wilt weten, is hoe snel een monteur er is na een melding, hoe snel de installatie weer werkt, en of dat ook ’s avonds en in het weekend geldt. In een prestatiecontract worden dat meetbare afspraken, zoals responstijd, hersteltijd en het aantal storingen dat is toegestaan.
Spreek per installatie af wat nodig is. Voor een koelcel met voorraad of een serverruimte ligt de lat anders dan voor een airco in een vergaderzaal. Vraag ook wat er gebeurt als de afspraak niet wordt gehaald.
5. Keuringen: in het contract of los?
De keuringen uit het begin van dit artikel worden soms in het onderhoudscontract meegenomen en soms los gefactureerd. Vraag per offerte welke keuringen erin zitten, hoe vaak, en door wie ze worden gedaan.
Controleer daarbij de certificering. Werk aan koelinstallaties met F-gassen vraagt een gecertificeerd bedrijf en gecertificeerde monteurs, en een legionella-risicoanalyse voor een prioritaire locatie een BRL 6010-certificaat. Een goedkope aanbieder zonder die papieren is geen alternatief.
6. Voorrijkosten, uurtarief en toeslagen
Bij alles wat niet in het contract zit, betaal je regietarieven. Vraag die op en leg ze naast elkaar: het uurtarief, voorrijkosten of een starttarief per bezoek, toeslagen buiten kantooruren, en of materiaal met of zonder opslag wordt doorberekend.
Juist hier verschillen aanbieders met een vergelijkbaar contractbedrag van elkaar. Neem je storingen van vorig jaar als rekenvoorbeeld.
7. Indexatie, looptijd en verlenging
Onderhoudscontracten lopen vaak meerdere jaren en hebben meestal een clausule over jaarlijkse prijsaanpassing. Lees welke index of welk percentage wordt gebruikt, en op welk moment. Kijk ook naar de minimale looptijd, of het contract stilzwijgend wordt verlengd, en met welke opzegtermijn.
Een simpel inspanningscontract kan prima een paar jaar duren. Bij een groot contract met veel installaties is een langere looptijd gebruikelijker. Zorg in beide gevallen dat je je volgende vergelijkmoment in je agenda hebt staan.
8. Rapportage en logboeken
Na elk bezoek wil je weten wat er gedaan is en wat er aan komt. Voor F-gassen en legionella moet je een logboek bijhouden; voor keuringen van arbeidsmiddelen moeten bewijsstukken op de werkplek aanwezig zijn, digitaal of op papier. Vraag of de aanbieder dat voor je bijhoudt en hoe je erbij kunt.
Kort overzicht: waar let je op?
| Onderdeel | Waar let je op? |
|---|---|
| Scope | Een lijst van installaties naar aantal, type en leeftijd |
| Soort onderhoud | Preventief, storing en vervanging: wat zit erin? |
| Prijsvorm | Regie of all-in; uitsluitingen en storingsvrije acceptatie |
| Storingsdienst | Reactietijd, hersteltijd, bereikbaarheid buiten kantooruren |
| Keuringen | Welke, hoe vaak, door wie, en met welke certificering |
| Regietarieven | Uurtarief, voorrijkosten, toeslagen, opslag op materiaal |
| Contract | Indexatie, minimale looptijd, stilzwijgende verlenging |
| Administratie | Rapportage na elk bezoek en logboeken |
Waar zit de besparing meestal?
Vaak niet in het contractbedrag zelf, maar in wat eromheen gebeurt. Storingen die op regie worden afgerekend terwijl een all-in contract goedkoper was geweest. Of andersom: een duur all-in contract voor nieuwe apparatuur die bijna nooit storing heeft.
Daarnaast zit er geld in bundelen. Wie drie partijen laat komen voor koeling, elektra en verwarming, betaalt drie keer voorrijkosten en drie keer beheer. Of dat met één partij goedkoper is, hangt af van wat ze allemaal zelf kunnen, maar het is de moeite van het uitvragen waard.
Zelf technisch onderhoud vergelijken of collectief inkopen?
Zelf vergelijken begint met je installatielijst, je huidige contracten en de facturen van het afgelopen jaar. Daarmee vraag je twee of drie aanbieders om een offerte op dezelfde uitgangspunten, en leg je naast elkaar wat erin zit, wat de regietarieven zijn en hoe snel ze komen.
Dat vraagt technische kennis die de meeste mkb-bedrijven niet in huis hebben. Er is geen facilitair manager; het contract ligt bij de directeur of de office manager, en is ooit afgesloten met de installateur die het apparaat plaatste.
Waarom is collectief technisch onderhoud inkopen vaak voordeliger?
Voor een onderhoudsbedrijf is één kantoor met twee airco’s een klein contract. Een groep bedrijven in dezelfde regio levert een volle planning op, met kortere rijafstanden. Dat is een commercieel interessantere opdracht, en daarover wordt scherper onderhandeld: op het contractbedrag, maar ook op regietarieven, voorrijkosten en reactietijden.
Collectief inkopen is daardoor vaak voordeliger. Niet elk collectief aanbod is beter dan wat je nu hebt; installaties verschillen, en een goed lopend contract met een betrouwbare installateur is ook iets waard. Vergelijk een aanbod daarom altijd met je huidige afspraken.
Technisch onderhoud vergelijken via Inkoop Service Nederland
Inkoop Service Nederland bundelt de inkoopbehoefte van mkb-bedrijven. Voor technisch onderhoud gaat dat zo.
1. Meld je gratis aan
Je geeft aan op welke categorieën je wilt besparen en wat je inkoopbehoefte is.
2. Intake & kostenanalyse
Bij voldoende gezamenlijke vraag bespreken we je huidige voorwaarden en wensen. Je lopende onderhoudscontracten zijn daarbij het vergelijkingspunt.
3. Samen besparen
We onderhandelen betere prijzen en voorwaarden. Jij kiest zelf of je meedoet.
Deelname is gratis voor leden en verplicht je tot niets. Is je huidige onderhoudspartij beter, dan blijf je daar.
Ontdek je besparingskansen
Weet je niet precies wat je aan onderhoud en storingen uitgeeft? Doe de gratis besparingsscan en zie in een paar minuten waar kansen liggen.
