Altijd gratis voor leden
Schoonmaakproducten zijn het soort inkoop waar niemand echt eigenaar van is. Er wordt besteld als de voorraad op is, bij de leverancier die er toevallig al zit, en de fles die op de schap staat is de fles die weer wordt besteld. Toch loopt het over een jaar op, zeker als je handdoekpapier, toiletpapier en zeep meerekent.
Dit artikel gaat over de producten zelf: reinigingsmiddelen, sanitaire benodigdheden en dispensers. Besteed je de schoonmaak uit aan een schoonmaakbedrijf, dan is dat een andere vergelijking.
Waarom de prijs per fles weinig zegt
Een schoonmaakmiddel koop je niet om de fles, maar om de emmer of de spray die je ermee maakt. Een geconcentreerd middel kost per liter meer dan een kant-en-klaar middel, maar je hebt er veel minder van nodig. Het EU Ecolabel verplicht fabrikanten van concentraten daarom om op de verpakking duidelijk te vermelden dat maar een kleine hoeveelheid nodig is, zo staat in het Commissiebesluit voor alles- en sanitairreinigers.
Daar komt bij dat er in dit assortiment veel kleine, losse artikelen zitten. Dat maakt het makkelijk om te bestellen, en moeilijk om te vergelijken.
Schoonmaakproducten vergelijken: 8 punten om op te letten
1. Reken met de prijs per gebruik
Kijk op het etiket hoeveel middel er in een emmer of sprayfles moet, en reken uit hoeveel keer je met één verpakking toe kunt. Een voorbeeld: van een professionele sanitairreiniger gebruik je volgens de fabrikant 5 ml per emmer van 4 liter. Eén liter is dan goed voor 200 emmers. Deel de prijs van de fles door dat aantal en je hebt een getal dat je met elk ander middel kunt vergelijken.
Doe dat voor elk product dat je veel gebruikt. Vaak blijkt dat de duurste fles per emmer de goedkoopste is.
2. Doseren bepaalt of dat voordeel echt is
De prijs per emmer klopt alleen als er ook zo gedoseerd wordt. Een scheut op gevoel is al snel het dubbele van wat nodig is, en dan verdwijnt het voordeel van een concentraat. Doseerdoppen, doseerpompen en systemen waarbij je een vaste hoeveelheid in een fles laat lopen, lossen dat op.
Niet voor niets vraagt het EU Ecolabel voor schoonmaakdiensten om geconcentreerde middelen met doseringshulpmiddelen. Vraag een leverancier dus niet alleen wat een middel kost, maar ook hoe je het goed doseert en of hij daar hulpmiddelen voor levert.
3. Houd het assortiment klein
Voor dagelijkse schoonmaak op een kantoor heb je meestal een allesreiniger, een sanitairreiniger, iets voor glas en iets voor de vloer nodig. Staan er twintig verschillende middelen in de kast, dan koop je van elk kleine aantallen, raakt het overzicht zoek en worden middelen door elkaar gebruikt.
Een vast, klein assortiment is makkelijker te vergelijken, makkelijker uit te leggen aan wie schoonmaakt, en geeft je per product grotere aantallen.
4. Papier en zeep zijn vaak de grootste post
Handdoekpapier, toiletpapier en handzeep gaan elke dag op, op elke vestiging. Dat maakt ze in veel bedrijven de grootste regel in dit assortiment. Vergelijk ze daarom op wat er per handwas of per toiletbezoek doorheen gaat, niet alleen op de prijs per doos.
Kijk ook naar de vorm. Rollen of gevouwen handdoeken, schuimzeep of vloeibare zeep: het verbruik verschilt, en het systeem bepaalt vaak welke navulling je kunt kopen. Daarmee kom je bij de dispensers.
5. Dispensers in bruikleen: lees de voorwaarden
Veel leveranciers bieden dispensers gratis of goedkoop in bruikleen aan, zolang je de navullingen bij hen koopt. Dat kan een goede deal zijn, maar de voorwaarden verschillen. Bij Hedera kom je voor Katrin-dispensers in aanmerking vanaf acht stuks, en bestel je 36 maanden de originele navullingen, zonder vaste afnamehoeveelheid.
Andere voorwaarden zijn strenger. Crohill vraagt drie jaar alleen eigen vullingen en een jaarlijkse minimumafname, en rekent bij eerder stoppen de nog niet afgenomen producten alsnog af. Bij Cleanmastershop loopt een bruikleen vier jaar, en koop je de dispensers als je eerder stopt, met 25 procent korting per verstreken jaar. Reken dus mee wat de navullingen je over de hele looptijd kosten, en wat overstappen kost.
6. Staffels en bestelgedrag
Schoonmaakmiddelen worden vaak met staffelprijzen verkocht. Bij een webshop daalde de prijs van een fles toiletreiniger op het moment van schrijven van € 8,45 per stuk naar € 7,18 vanaf 48 stuks. Zo’n staffel haal je niet als elke afdeling zelf een paar flessen bestelt.
Kijk daarnaast naar minimale orderwaardes en bezorgkosten. Vaste bestelmomenten en één besteller per locatie voorkomen dat je vooral kleine, dure orders plaatst.
7. Keurmerken: wat zegt het EU Ecolabel?
Het EU Ecolabel is het officiële Europese milieukeurmerk voor producten als schoonmaakmiddelen, zeep en tissuepapier. De eisen gaan over de hele levenscyclus, en ze zijn zo streng dat volgens de organisatie maar 10 à 20 procent van de producten op de markt het keurmerk kan halen.
Voor een inkoper is dat handig: je hoeft niet zelf elke ingrediëntenlijst te lezen. Wil je duurzamer inkopen, dan is het EU Ecolabel een eenvoudige eis om in je vergelijking op te nemen. Vergelijk dan wel gelabelde producten met elkaar, en niet een gelabeld middel met het goedkoopste alternatief.
8. Veiligheidsinformatiebladen horen erbij
Sommige schoonmaakmiddelen bevatten gevaarlijke stoffen. Dan moet de producent of leverancier je volgens Arboportaal een veiligheidsinformatieblad geven, met de risico’s en de beschermingsmaatregelen. Als werkgever neem je die stoffen mee in je RI&E.
Voor je vergelijking betekent dat twee dingen. Vraag bij elk aanbod de veiligheidsinformatiebladen mee, zodat je weet wat je in huis haalt. En elk middel minder in je assortiment is ook een blad minder om bij te houden, wat de Nederlandse Arbeidsinspectie je vraagt: een goede, actuele registratie van die bladen.
Kort overzicht: waar let je op?
| Onderdeel | Waar let je op? |
|---|---|
| Prijs | Prijs per emmer of per gebruik, niet per fles |
| Dosering | Doseerdoppen of -systemen, en of er in de praktijk zo wordt gedoseerd |
| Assortiment | Een klein vast aantal middelen voor de dagelijkse schoonmaak |
| Papier en zeep | Verbruik per handwas of toiletbezoek, en welk systeem je vastlegt |
| Dispensers | Looptijd, afnameplicht, en wat eerder stoppen kost |
| Staffels | Waar de prijs daalt, minimale orderwaarde en bezorgkosten |
| Keurmerk | EU Ecolabel als eis, en gelabeld met gelabeld vergelijken |
| Veiligheid | Veiligheidsinformatiebladen bij elk aanbod |
Waar zit de besparing meestal?
Meestal in drie dingen tegelijk. Een kleiner assortiment met geconcentreerde middelen die goed worden gedoseerd. Bestellingen die je bundelt, zodat je in een gunstiger staffel valt en minder bezorgkosten betaalt. En papier en zeep, omdat daar het volume zit: een ander systeem of een andere navulling kan daar over een jaar meer schelen dan een scherpere prijs op een fles allesreiniger.
Zelf schoonmaakproducten vergelijken of collectief inkopen?
Zelf vergelijken begint met een overzicht van wat je het afgelopen jaar hebt gekocht, per product en per locatie. Daarna reken je voor je belangrijkste middelen de prijs per gebruik uit, vraag je een paar leveranciers om een prijs op hetzelfde lijstje, en lees je hun bruikleen- en levervoorwaarden.
Dat is geen ingewikkeld werk, maar wel werk dat niemand graag doet voor een kostenpost die per bestelling klein lijkt. En met een paar dozen per maand ben je voor een groothandel geen klant voor wie hij zijn staffel aanpast.
Waarom is collectief schoonmaakproducten inkopen vaak voordeliger?
Omdat bij schoonmaakproducten de prijs sterk met de hoeveelheid meebeweegt. Een groep bedrijven die samen een vast assortiment afneemt, bestelt aantallen die één kantoor nooit haalt, en zit daardoor in een andere staffel.
Een collectief heeft zo een structureel voordeel. Het vertegenwoordigt meer volume dan één kleinere afnemer en staat daardoor doorgaans sterker in de onderhandeling, over de prijs en over de voorwaarden: bezorging, minimale orderwaarde, de looptijd en afnameplicht bij dispensers. Daarom is collectief schoonmaakproducten inkopen vaak voordeliger.
Toch is niet elk collectief aanbod beter dan wat je nu hebt. Loopt je huidige bruikleencontract nog twee jaar, of heb je al scherpe prijzen, dan kan blijven de beste keuze zijn. Leg een nieuw aanbod daarom altijd naast je huidige prijzen en voorwaarden.
Schoonmaakproducten vergelijken via Inkoop Service Nederland
Inkoop Service Nederland bundelt de inkoopbehoefte van mkb-bedrijven, ook voor schoonmaakproducten en sanitaire benodigdheden. Dat gaat in drie stappen.
1. Meld je gratis aan
Je geeft aan op welke categorieën je wilt besparen en wat je inkoopbehoefte is.
2. Intake & kostenanalyse
Bij voldoende gezamenlijke vraag bespreken we je huidige voorwaarden en wensen. Je huidige prijzen en eventuele bruikleenafspraken zijn daarbij het vergelijkingspunt.
3. Samen besparen
We onderhandelen betere prijzen en voorwaarden. Jij kiest zelf of je meedoet.
Deelname is gratis voor leden en je bent nergens toe verplicht. Is je huidige leverancier beter, dan blijf je daar.
Ontdek je besparingskansen
Benieuwd wat je aan schoonmaakmiddelen, papier en zeep kunt besparen? De gratis besparingsscan geeft je in een paar minuten een eerste beeld.
