Pakketverzending vergelijken: waar moet je op letten?

Een verzendlabel lijkt een klein bedrag. Maar wie elke dag pakketten verstuurt, betaalt dat bedrag honderden of duizenden keren per jaar, plus de toeslagen die er op de factuur onder staan. Voor veel webshops en groothandels is verzending daardoor een van de grootste terugkerende kostenposten, en tegelijk een post die zelden opnieuw wordt vergeleken.

Dit artikel gaat over pakketten, losse pallets via een pakket- of palletdienst, retouren en de software waarmee je verzendt. Deelladingen en volle vrachten zijn een andere markt; daarover lees je meer in zakelijk transport vergelijken.

Waarom pakkettarieven lastig te vergelijken zijn

Elke vervoerder bouwt zijn prijs op zijn eigen manier op. De een werkt met gewichtsklassen, de ander kijkt ook naar de afmetingen van het pakket. De een rekent een vast tarief voor heel Nederland, de ander maakt onderscheid tussen bezorging bij een bedrijf, bij een consument of bij een afhaalpunt. En bijna iedereen heeft een lijst met toeslagen die per vervoerder anders heet en anders werkt.

Daarbij komt dat een tarievenkaart voor zakelijke klanten vaak niet openbaar is. Wat je krijgt, hangt af van je volume en van wat je zelf hebt afgesproken. Twee bedrijven die hetzelfde pakket naar hetzelfde adres sturen, kunnen dus heel verschillende bedragen betalen.

Pakketverzending vergelijken: 8 punten om op te letten

1. Breng je zendingsprofiel in kaart

Begin niet bij de vervoerder, maar bij je eigen zendingen. Haal uit je verzendsoftware of je facturen van het afgelopen jaar:

• hoeveel pakketten je per week of maand verstuurt, en hoe dat door het jaar heen schommelt;
• de verdeling over gewichten en formaten;
• hoeveel zendingen naar consumenten gaan en hoeveel naar bedrijven;
• naar welke landen je verstuurt, binnen en buiten de EU;
• hoeveel retouren je ontvangt;
• hoeveel pallets je verstuurt, en hoe vaak.

Dat profiel stuur je naar elke vervoerder die je om een prijs vraagt. Dan rekenen ze allemaal op dezelfde zendingen, en vergelijk je prijzen in plaats van aannames. Het helpt ook bij het onderhandelen: een vervoerder kan beter inschatten wat je waard bent als hij ziet hoe je volume eruitziet.

2. Kijk naar de prijs per zending, niet naar één tarief

Het basistarief voor een standaardpakket valt als eerste op. Maar als de meeste van je pakketten net in een zwaardere klasse vallen, of groter zijn dan het standaardformaat, zegt dat tarief weinig. Reken daarom per vervoerder uit wat je hele profiel kost, met de gewichten en formaten die je echt verstuurt.

Let er ook op of een vervoerder naar afmetingen of volume rekent. Een licht maar groot pakket kan dan duurder uitvallen dan je op basis van het gewicht zou verwachten. Een doos die beter om je product past, kan zo direct op de verzendkosten schelen. Daarover meer in verpakkingen vergelijken.

3. Tel alle toeslagen mee

Toeslagen maken bij pakketverzending vaak een flink deel van de rekening uit. Welke er zijn en hoe hoog ze zijn, verschilt per vervoerder en per contract. Denk aan:

• een brandstoftoeslag die periodiek wordt aangepast;
• toeslagen voor pakketten met afwijkende formaten of die niet door de sorteermachine kunnen;
• extra kosten voor bezorging op zaterdag, ’s avonds of op een afgesproken tijdstip;
• kosten voor een handtekening bij aflevering, of voor verzekerd verzenden;
• kosten voor een adrescorrectie of een pakket dat niet bezorgd kan worden;
• toeslagen in drukke periodes, zoals rond de feestdagen.

Vraag elke vervoerder om een volledige lijst van toeslagen die op jouw zendingen van toepassing kunnen zijn, en reken ze mee. Een laag basistarief met veel toeslagen kan per saldo duurder zijn dan een hoger tarief waarin meer is inbegrepen.

4. Retouren

Voor een webshop zijn retouren geen bijzaak. Kijk hoe een vervoerder retourlabels aanbiedt, wat een retourzending kost en of je alleen betaalt voor labels die echt gebruikt worden. Vraag ook waar je klant een retour kan inleveren. Een ruim netwerk van afhaal- en inleverpunten maakt het voor je klant makkelijker, en dat telt mee in je klanttevredenheid.

Stuur je veel retouren, neem ze dan apart op in je zendingsprofiel. Een vervoerder die scherp is op uitgaande pakketten, hoeft dat niet te zijn op retouren.

5. Internationale zendingen

Voor zendingen naar het buitenland gelden andere tarieven, vaak per land of per zone. Het verschil tussen vervoerders kan per bestemming groot zijn: de een is sterk in de buurlanden, de ander in de rest van Europa. Vergelijk daarom per land waar je veel naartoe stuurt, en niet alleen een gemiddelde.

Verstuur je buiten de EU, dan komen er douaneformaliteiten bij. Vraag hoe een vervoerder daarmee omgaat, wat hij daarvoor rekent en wie de invoerkosten betaalt: jij of je klant. Een pakket dat bij de grens blijft liggen, kost je meer dan het verschil in tarief.

6. Service en betrouwbaarheid

De goedkoopste vervoerder is geen besparing als pakketten te laat komen of zoekraken. Vraag naar zaken als:

• hoe laat pakketten bij je worden opgehaald, en of dat laat genoeg is voor je bestellingen van die dag;
• hoe de track-and-trace werkt, en wat je klant daarvan ziet;
• wat er gebeurt als een pakket niet bezorgd kan worden;
• hoe je de klantenservice bereikt, en hoe snel die reageert;
• hoe een schadeclaim wordt afgehandeld.

Die gegevens staan zelden in een offerte. Vraag ernaar, en vraag of de vervoerder ze voor jouw zendingen kan rapporteren.

7. Aansprakelijkheid en verzekering

Raakt een pakket zoek of komt het beschadigd aan, dan vergoedt een vervoerder doorgaans niet automatisch de volle waarde. In de voorwaarden staat hoe ver zijn aansprakelijkheid gaat en welke bewijzen je moet aanleveren. Lees dat voordat je tekent, niet pas als er iets misgaat.

Verstuur je producten met een hoge waarde, vraag dan wat verzekerd verzenden kost en wat het dekt. Soms is het voordeliger om alleen je duurste zendingen extra te verzekeren, of om dat via je eigen verzekeraar te regelen. Bespreek dat met je vervoerder en je verzekeraar samen.

8. Contract, tariefaanpassing en verzendsoftware

Veel vervoerders passen hun tarieven periodiek aan. Kijk daarom niet alleen naar de prijs van vandaag, maar ook naar wat er in het contract staat over aanpassingen: wanneer, op basis waarvan en hoe ver vooraf je het hoort. Let ook op afspraken over een minimumvolume. Wat gebeurt er met je tarief als je minder verstuurt dan je had opgegeven?

Tot slot de software. Veel bedrijven verzenden via een verzendplatform dat met meerdere vervoerders werkt. Kijk wat dat platform zelf kost, of je eigen contracttarieven erin kunt gebruiken en of een andere vervoerder zonder gedoe kan worden gekoppeld. Een overstap die je orderverwerking stillegt, is geen besparing.

Kort overzicht: waar let je op?

Waar zit de besparing meestal?

Vaak niet alleen in een lager basistarief, maar in de afspraken eromheen. Toeslagen die voor jouw zendingen niet nodig zijn, of die je kunt laten vervallen. Retourlabels die je alleen betaalt als ze gebruikt worden. Een tariefaanpassing die vooraf is afgesproken in plaats van aangekondigd. En verpakkingen die beter passen, zodat meer pakketten in een lagere klasse vallen.

Ook het verdelen van zendingen kan helpen. Soms is de ene vervoerder sterker in Nederland en de andere in het buitenland. Met verzendsoftware die met meerdere vervoerders werkt, kun je per bestemming de beste keuze maken.

Zelf pakketverzending vergelijken of collectief inkopen?

Zelf vergelijken begint bij je zendingsdata. Daarna vraag je een paar vervoerders om een prijs op dat profiel, vraag je hun volledige toeslagenlijst en voorwaarden op, en reken je elke offerte om naar dezelfde zendingen. Dan pas begint het onderhandelen, en dat herhaal je elke keer dat je contract afloopt. Wanneer dat moment komt, lees je in ons artikel over contractbeheer en verlengingen.

Het lastige is volume. Voor een vervoerder ben je met een paar honderd pakketten per week een kleine klant. De tarieven die grote verzenders krijgen, zijn voor een mkb-bedrijf alleen vaak niet bereikbaar.

Waarom is collectief pakketverzending inkopen vaak voordeliger?

Een vervoerder verdient zijn geld met volle routes en een voorspelbare stroom pakketten. Eén kleinere verzender helpt hem daar maar beperkt bij. Een groep bedrijven die samen een groot en regelmatig volume inbrengt, wel. Daarmee ontstaat ruimte voor scherpere tarieven en voor betere afspraken over toeslagen, retouren en tariefaanpassingen.

Collectief inkopen is daarom vaak voordeliger dan alleen inkopen. Maar een collectief aanbod leg je altijd naast je huidige afspraak, voor je eigen zendingsprofiel. Is je huidige vervoerder voordeliger, dan is dat de uitkomst.

Pakketverzending vergelijken via Inkoop Service Nederland

Inkoop Service Nederland bundelt de inkoopbehoefte van mkb-bedrijven, ook voor pakketverzending. Dat gaat in drie stappen.

1. Meld je gratis aan

Je geeft aan op welke categorieën je wilt besparen en wat je inkoopbehoefte is.

2. Intake & kostenanalyse

Bij voldoende gezamenlijke vraag bespreken we je huidige voorwaarden en wensen. Je huidige tarieven, toeslagen en zendingsprofiel zijn daarbij het vergelijkingspunt.

3. Samen besparen

We onderhandelen betere prijzen en voorwaarden. Jij kiest zelf of je meedoet.

Deelname is gratis voor leden en je bent nergens toe verplicht. Is je huidige vervoerder beter, dan blijf je daar.

Ontdek je besparingskansen

Wil je weten of je verzendkosten scherper kunnen, en waar nog meer ruimte zit? De gratis besparingsscan geeft je in een paar minuten een eerste beeld.

Doe de gratis besparingsscan