Altijd gratis voor leden
Kantoorartikelen zijn zo’n kostenpost waar niemand wakker van ligt. Een pak papier hier, toner daar, een doos pennen als ze op zijn. Juist daardoor bestelt bijna elk bedrijf ze bij de leverancier die er toevallig al was, tegen prijzen die niemand meer naast een alternatief heeft gelegd.
Vergelijken loont, maar alleen als je het goed doet. De prijs van de artikelen die iedereen koopt, zegt namelijk weinig over wat je aan het eind van het jaar hebt betaald.
Hoe de markt voor kantoorartikelen werkt
De Rijksoverheid koopt kantoorartikelen centraal in en beschrijft de markt daarvoor vrij openhartig in haar Categorieplan Werkplekomgeving. Er zijn veel aanbieders, maar het grootste deel is klein: geen landelijke dekking, geen koppeling met een digitaal bestelsysteem of niet genoeg capaciteit voor grote volumes. De zakelijke markt wordt daardoor gedomineerd door drie grote partijen, met daarnaast een groeiende groep online aanbieders zoals Bol.com en Amazon.
Die partijen leveren grotendeels dezelfde producten: vele duizenden artikelen in A-merken, B-merken en huismerken. De gangbaarste artikelen liggen op voorraad en zijn binnen 24 uur leverbaar. Het verschil tussen aanbieders zit dus minder in wat ze verkopen en meer in hoe ze prijzen, leveren en factureren.
Ook goed om te weten: de markt krimpt. Door digitalisering en thuiswerken wordt er minder papier en minder kantoorspul besteld, en leveranciers vullen hun catalogus aan met schoonmaakartikelen, elektronica, meubilair en koffie. De leverancier die al jaren je pennen levert, biedt je daardoor steeds vaker ook andere dingen aan.
Kantoorartikelen vergelijken: 9 punten om op te letten
1. Vergelijk je bestelmandje, niet een paar losse prijzen
Dit is het punt waar de meeste vergelijkingen misgaan. Je kijkt naar de prijs van een doos A4, een pak koffiefilters en een toner, ziet dat leverancier B een paar procent goedkoper is, en stapt over.
Het Categorieplan legt uit waarom dat misleidend kan zijn. Grote afnemers vroegen traditioneel een kernassortiment met veelgekochte artikelen uit tegen de laagst mogelijke prijs. Leveranciers boden dat soms tegen of zelfs onder kostprijs aan, en haalden hun marge terug op het restassortiment: alles wat je minder vaak koopt.
Wil je eerlijk vergelijken, neem dan een echte bestelhistorie van zes tot twaalf maanden en laat elke aanbieder die hele lijst prijzen. Inclusief de hoesjes, labels, batterijen en archiefdozen die je twee keer per jaar bestelt.
2. Staffelprijzen en eigen prijsafspraken
Bij zakelijke leveranciers is de catalogusprijs zelden het eindpunt. Veel aanbieders werken met staffelkorting bij grotere aantallen, klantspecifieke prijzen die je pas ziet als je bent ingelogd, of persoonlijke prijsafspraken voor vaste klanten.
Dat betekent twee dingen. Een prijs op een openbare webshop is niet per se de prijs die een ander bedrijf betaalt. En je eigen prijsafspraken zijn misschien ooit goed onderhandeld, maar wie controleert of ze nog kloppen? Vraag bij een vergelijking dus welke prijzen vastliggen, voor hoe lang, en hoe prijswijzigingen worden doorgevoerd.
3. Een kleiner vast assortiment is vaak goedkoper
Een breed assortiment klinkt prettig. In de praktijk betekent het vooral dat iedereen in je bedrijf iets anders bestelt: vijf soorten balpennen, drie merken plakbriefjes, en net die ene map die niet in de afspraken zit.
De Rijksoverheid koos daarom voor een kleiner standaardassortiment dat 90% van de functionele behoefte dekt, met de rest in een apart restassortiment waarop strenger wordt gestuurd. Voor een mkb-bedrijf is dat op kleine schaal na te doen: spreek een vaste lijst af voor wat je regelmatig koopt, en laat leveranciers op die lijst bieden.
4. Huismerk, B-merk of A-merk
Het aanbod van de grote leveranciers bestaat uit A-merken, B-merken en huismerken. Voor basisartikelen zoals ordners, nietjes of schrijfblokken merk je in het gebruik vaak weinig verschil, dus het loont om per artikel huismerk en A-merk naast elkaar te prijzen.
Bij toner en inkt ligt het net anders, omdat de aanschafprijs je weinig vertelt. Vergelijk daar de prijs per pagina: de cartridgeprijs gedeeld door het aantal pagina’s dat hij haalt. Voor laserprinters wordt die paginaopbrengst gemeten volgens ISO/IEC 19752 voor zwart-wit en ISO/IEC 19798 voor kleur. Staat er bij een goedkope compatibele toner geen opbrengst volgens die normen, dan weet je eigenlijk niet wat je vergelijkt.
5. Verzendkosten en minimale orderwaarde
Bijna elke leverancier rekent verzendkosten onder een bepaald orderbedrag. Bij één leverancier die we bekeken is dat € 8,95 per bestelling tot € 99 exclusief btw, en daarboven niets.
Dat lijkt klein, maar het telt op als collega’s los van elkaar kleine bestellingen plaatsen. Kijk dus hoe vaak je bestelt en wat een gemiddelde order is. Soms bespaar je meer door één keer per twee weken centraal te bestellen dan door een scherpere stukprijs.
6. Levertijd en leverbetrouwbaarheid
Levering binnen een werkdag is voor gangbare artikelen normaal. Het verschil zit in wat er gebeurt als iets niet op voorraad is: krijg je een deellevering met extra verzendkosten, een alternatief artikel dat je niet hebt besteld, of hoor je gewoon niets?
Vraag naar de leveringsgraad die een aanbieder haalt, levertijden voor niet-voorraadartikelen en op welke tijden wordt bezorgd. Heb je meerdere vestigingen, controleer dan of iedere locatie onder dezelfde voorwaarden valt.
7. Retouren: zakelijk heb je geen bedenktijd
Veel ondernemers gaan uit van de 14 dagen bedenktijd die ze als consument kennen. Die geldt zakelijk niet. Volgens Ondernemersplein is er bij verkoop aan ondernemers geen wettelijke bedenktijd, en bepalen de algemene voorwaarden van de verkoper wat er gebeurt als je van een aankoop af wilt.
Lees dus hoe retouren geregeld zijn: binnen welke termijn, alleen ongeopend of ook geopend, wie de retourkosten betaalt en of maatwerk zoals bedrukte enveloppen en stempels is uitgesloten.
8. Bestellen, goedkeuren en factureren
De administratieve kant wordt bij het vergelijken bijna altijd vergeten, terwijl hij veel tijd kost. Denk aan meerdere gebruikers onder één account, een goedkeuringsstap voor bestellingen boven een bedrag, meerdere afleveradressen, digitale facturen en één verzamelfactuur per maand in plaats van tientallen losse.
Vraag ook naar de betaaltermijn. Volgens KVK is 30 dagen gangbaar tussen bedrijven. Hebben jij en de leverancier niets afgesproken, dan geldt wettelijk ook 30 dagen; in een contract mag in de regel maximaal 60 dagen worden afgesproken.
9. Duurzaamheid die je kunt controleren
Papier is het duidelijkste voorbeeld. Meer dan 70% van het papier dat het Rijk bestelt, is gerecycled papier, en volgens het Categorieplan hoef je daarvoor geen concessies aan kwaliteit te doen. Wil je iets controleerbaars vragen, kijk dan naar het EU Ecolabel: dat stelt onder meer dat minimaal 70% van de vezels uit duurzaam beheerd bos of uit gerecycled materiaal komt, aangetoond met een FSC-, PEFC- of vergelijkbaar certificaat.
De grootste winst zit trouwens vaak niet in het papier zelf, maar in hoeveel je ervan gebruikt. Het Rijk zag het papierverbruik fors dalen nadat multifunctionele printers standaard dubbelzijdig gingen printen. Dat kost niets en scheelt in je volgende bestelling.
Voor overheidsinkopers heeft PIANOo aparte duurzaamheidscriteria voor kantoorartikelen en papier. Die zijn niet voor bedrijven bedoeld, maar wel een bruikbare checklist als je een leverancier naar zijn duurzame assortiment vraagt.
Kort overzicht: waar let je op?
| Onderdeel | Waar let je op? |
|---|---|
| Prijs | Je hele bestelmandje over zes tot twaalf maanden, niet alleen de bekende artikelen |
| Prijsafspraken | Staffels, klantprijzen, hoe lang ze vastliggen en hoe ze worden aangepast |
| Assortiment | Een vaste lijst voor wat je vaak koopt; huismerk waar het kan |
| Toner en inkt | Prijs per pagina, met paginaopbrengst volgens ISO/IEC 19752 of 19798 |
| Levering | Verzendkosten, minimale orderwaarde, levertijd en wat er gebeurt bij een tekort |
| Retouren | Geen wettelijke bedenktijd: de voorwaarden van de leverancier bepalen het |
| Administratie | Accounts, goedkeuring, afleveradressen, verzamelfactuur en betaaltermijn |
| Duurzaamheid | Gerecycled papier, EU Ecolabel, FSC of PEFC, en dubbelzijdig printen |
Waar zit de besparing meestal?
Zelden in één spectaculair lagere prijs. Bij kantoorartikelen is het een optelsom van kleine dingen: een vaste lijst in plaats van vrij bestellen, huismerk waar dat kan, toner op prijs per pagina, minder losse orders onder de verzendgrens, en een leverancier die het restassortiment niet gebruikt om de marge terug te halen.
Omdat het per bestelling om kleine bedragen gaat, valt dat zelden op. Kantoorartikelen zijn een schoolvoorbeeld van tail spend: veel kleine uitgaven die samen meer zijn dan je denkt.
Zelf kantoorartikelen vergelijken of collectief inkopen?
Zelf vergelijken kan prima. Je exporteert je bestelhistorie, stelt een vaste lijst op, vraagt twee of drie leveranciers om een prijs voor die lijst, legt de voorwaarden naast elkaar en onderhandelt. Reken wel op een paar dagen werk, en op het feit dat je dit om de paar jaar opnieuw moet doen.
Daar zit het probleem voor de meeste mkb-bedrijven. Er is geen inkoopafdeling die dit per kostenpost bijhoudt, en voor een leverancier ben je met een paar honderd euro per maand geen klant waar hij veel moeite voor doet.
Waarom is collectief kantoorartikelen inkopen vaak voordeliger?
Een leverancier bepaalt zijn prijs mede op basis van wat een klant waard is. Eén bedrijf met twintig medewerkers brengt een bescheiden volume mee. Tientallen bedrijven die samen dezelfde soort artikelen afnemen, vormen een klant waar grote leveranciers wel serieus op bieden.
Het is ook precies wat de overheid zelf doet. Het Rijk koopt kantoorartikelen niet per ministerie in, maar gezamenlijk, via raamovereenkomsten voor alle deelnemende organisaties. Een inkoopcollectief past dat mechanisme toe op het mkb.
Een collectief heeft dus een structureel voordeel: het vertegenwoordigt meer volume dan één kleinere afnemer, en staat daardoor doorgaans sterker in de onderhandeling. Dat maakt collectief inkopen vaak voordeliger, zowel in prijs als in voorwaarden zoals verzendgrenzen en vaste prijzen voor het restassortiment.
Niet elk collectief aanbod is automatisch beter dan elke bestaande afspraak. Heb je zelf al scherp onderhandeld, dan kan je huidige contract gewoon beter zijn. Leg een aanbod daarom altijd naast wat je nu betaalt.
Kantoorartikelen vergelijken via Inkoop Service Nederland
Inkoop Service Nederland bundelt de inkoopbehoefte van mkb-bedrijven. Voor kantoorartikelen werkt dat in drie stappen.
1. Meld je gratis aan
Je geeft aan op welke categorieën je wilt besparen en wat je inkoopbehoefte is.
2. Intake & kostenanalyse
Bij voldoende gezamenlijke vraag bespreken we je huidige voorwaarden en wensen. Je huidige prijzen en afspraken zijn daarbij het vergelijkingspunt.
3. Samen besparen
We onderhandelen betere prijzen en voorwaarden. Jij kiest zelf of je meedoet.
Deelname is gratis voor leden, en je zit nergens aan vast. Is je huidige leverancier beter, dan blijf je daar gewoon.
Ontdek je besparingskansen
Benieuwd of je te veel betaalt voor kantoorartikelen of andere terugkerende kosten? Doe de gratis besparingsscan en zie in een paar minuten waar kansen liggen.
