Altijd gratis voor leden
Twee laptops met dezelfde processor en hetzelfde geheugen kunnen honderden euro’s in prijs verschillen. Toch is de goedkoopste vaak niet de voordeligste. Wat een laptop je werkelijk kost, hangt af van hoe lang hij meegaat, wat er gebeurt als hij stukgaat en wat je ermee doet als hij klaar is.
Dit artikel gaat over werkplekhardware: laptops, desktops, beeldschermen en randapparatuur. Telefonie en mobiele abonnementen zijn een aparte categorie.
Waarom de aanschafprijs weinig zegt
De Rijksoverheid koopt jaarlijks voor ruim honderd miljoen euro aan werkplekhardware in, en heeft uitgezocht waar de kosten en de milieu-impact zitten. Volgens het Categorieplan ICT Werkomgeving Rijk ontstaat bij apparaten met een accu 75 tot 85 procent van de CO2-voetafdruk tijdens productie en transport, niet tijdens gebruik. Het advies is daarom: stuur op een langere levensduur. Dat is volgens hetzelfde plan ook financieel aantrekkelijk, omdat je de aanschaf over meer jaren verdeelt.
Het plan beschrijft ook hoe de markt werkt. Laptops worden gemaakt door een handvol grote fabrikanten en verkocht via resellers. De resellers hebben een smalle marge en concurreren hard met elkaar. De ruimte voor korting zit vooral bij de fabrikant, en die kijkt naar de omvang van de deal. Voor een mkb-bedrijf dat tien laptops koopt, is dat een belangrijk gegeven.
IT-hardware vergelijken: 8 punten om op te letten
1. Begin bij wat medewerkers nodig hebben
Een offerte vergelijken begint met een goede vraag. Vraag niet om “de ThinkPad die we vorige keer hadden”, maar beschrijf wat een medewerker ermee moet: kantoorwerk, zware bestanden, veel onderweg, twee schermen op kantoor. PIANOo wijst erop dat zo’n functionele uitvraag meer concurrentie oplevert dan een vraag naar één specifiek merk en model.
Maak een paar gebruikersprofielen en zet per profiel de eisen op papier: processor, geheugen, opslag, schermformaat, gewicht, aansluitingen. Stuur die naar elke leverancier. Dan kun je hun voorstellen eerlijk naast elkaar leggen.
2. Reken met de kosten over de hele levensduur
Tel bij de aanschafprijs op wat er daarna komt: installatie en uitrol, support, reparaties, accessoires en uiteindelijk de afvoer. Deel dat door het aantal jaren dat je het apparaat gebruikt. Een laptop die iets meer kost maar een jaar langer meegaat, is per jaar vaak goedkoper.
Fiscaal verdeel je de aanschaf ook over die jaren. Een laptop is een bedrijfsmiddel waarop je afschrijft, volgens Ondernemersplein maximaal 20 procent van de aanschafkosten per jaar. Kost een apparaat minder dan € 450, dan trek je het in één keer af. Vraag je boekhouder hoe dat voor jouw bedrijf uitpakt.
3. Hoe lang gebruik je een laptop?
Een laptop die trager aanvoelt, is nog niet op. Het categorieplan van het Rijk adviseert laptops waar mogelijk vijf jaar te gebruiken en beeldschermen te laten staan tot ze technisch op zijn. Volgens hetzelfde plan leveren alle A-merken tot vijf jaar na verkoop nog originele reserveonderdelen.
Wil je langer doen met je hardware, kies dan bij de aanschaf al voor modellen en een garantie die daarop zijn ingericht. Een vervangbare accu en genoeg geheugen om later niet vast te lopen, maken dat verschil. Een label kan helpen: TCO Certified eist minimaal vijf jaar ondersteunde levensduur, inclusief garantie en gratis beveiligings- en functionaliteitsupdates.
4. Garantie en support: lees wat er echt in zit
Koop je als bedrijf, dan heb je geen wettelijke garantie zoals een consument die heeft. Ondernemersplein is daar duidelijk over: tussen bedrijven spreek je garantie af in de overeenkomst. Wat er in die afspraak staat, is dus wat je krijgt.
Vergelijk daarom de duur van de garantie, en vooral de vorm. Komt er een monteur op locatie of moet je het apparaat opsturen? Binnen welke tijd is het gerepareerd? Valt de accu eronder? En mag je de harde schijf houden als die wordt vervangen, zodat je gegevens niet met het apparaat meereizen? Een maand zonder laptop kost een medewerker meer dan een paar tientjes verschil in garantie.
5. Kopen, leasen of huren
Bij kopen betaal je vooraf en ben je eigenaar. Bij lease of huur betaal je per maand, en vaak zitten support, vervanging en de inname aan het eind erbij. Welke vorm goedkoper is, hangt af van wat er in het maandbedrag zit en wat je er zelf voor zou regelen.
Vraag bij een leasevoorstel wat er gebeurt aan het eind van de looptijd, wie betaalt voor schade en verlies, of je tussentijds apparaten kunt toevoegen of inleveren, en wat een laptop je kost als je hem wilt overnemen. Reken beide varianten uit over dezelfde periode en met hetzelfde aantal apparaten.
6. Refurbished als serieuze optie
Refurbished hardware is gebruikte apparatuur die is nagekeken, zo nodig gerepareerd en opnieuw verkocht. PIANOo noemt het als manier om zuiniger met grondstoffen om te gaan, en overheden nemen het steeds vaker op in hun aanbestedingen.
Behandel een refurbished aanbod als elk ander aanbod. PIANOo vraagt in haar marktvisie voor ICT bijvoorbeeld minimaal twee jaar garantie, ook op refurbished apparatuur. Vraag verder naar de staat van de accu, of de hardware nog beveiligingsupdates krijgt en hoe oud het model is.
7. Minder modellen, minder gedoe
Elk extra laptopmodel is een extra image om te onderhouden, een extra soort lader en een extra set reserveonderdelen. Wie standaardiseert op een of twee modellen per gebruikersprofiel, maakt beheer eenvoudiger en bestelt per model grotere aantallen.
Dat laatste telt bij de prijs. Omdat de korting vooral van de fabrikant komt en die naar de omvang van een deal kijkt, geeft één bestelling van twintig gelijke laptops je een betere uitgangspositie dan vier losse bestellingen van vijf verschillende.
8. Afvoer en gegevens wissen
Afgedankte elektronica van bedrijven moet gescheiden worden ingezameld. Het mag niet bij het restafval, zo staat in de toelichting bij de afgifteplicht voor afgedankte apparatuur. Wecycle voor bedrijven, een initiatief van Stichting OPEN, neemt elektrisch afval van bedrijven gratis in via inleverpunten of een ophaalverzoek, en voor sommige apparaten betaalt het een materiaalvergoeding.
Belangrijker dan de afvoer zelf zijn de gegevens op de schijf. Onder de AVG moet je volgens de Autoriteit Persoonsgegevens passende maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen, en een laptop vol klantmails hoort daarbij. Spreek met je leverancier af wie de gegevens wist, hoe en met welk bewijs. TCO Certified heeft daar bijvoorbeeld een eis voor in zijn criteria.
Kort overzicht: waar let je op?
| Onderdeel | Waar let je op? |
|---|---|
| Uitvraag | Gebruikersprofielen met eisen, niet één merk en model |
| Kosten | Aanschaf plus uitrol, support, reparatie en afvoer, gedeeld door de gebruiksduur |
| Levensduur | Hoe lang je de hardware gebruikt, en of onderdelen en updates zo lang beschikbaar zijn |
| Garantie | Duur, op locatie of opsturen, reparatietijd, accu, schijf houden bij vervanging |
| Kopen of leasen | Wat er in het maandbedrag zit, en wat er gebeurt aan het eind van de looptijd |
| Refurbished | Garantie, staat van de accu, leeftijd van het model, beveiligingsupdates |
| Standaardisatie | Zo weinig mogelijk modellen per gebruikersprofiel |
| Afvoer | Gescheiden inzameling, gegevens wissen met bewijs |
Waar zit de besparing meestal?
Het grootste bedrag zit zelden in een scherpere prijs per laptop, al telt die natuurlijk mee. Het zit in minder vaak vervangen, in minder verschillende modellen en in grotere bestellingen per model. Daarnaast in garantie en support die bij je bedrijf passen: niet te zwaar voor een kantoor waar een reservelaptop klaarstaat, niet te licht voor een buitendienst die zonder apparaat niet kan werken.
Kijk ook eens naar wat je al hebt. Een extra geheugenmodule of een nieuwe accu kan een apparaat een jaar langer bruikbaar maken, voor een fractie van de prijs van een nieuw exemplaar.
Zelf IT-hardware vergelijken of collectief inkopen?
Zelf vergelijken begint bij een overzicht van wat je hebt: welke apparaten, hoe oud, wie ze gebruikt en wanneer ze aan vervanging toe zijn. Daarna stel je gebruikersprofielen op, vraag je een paar leveranciers om een voorstel, lees je hun garantie- en supportvoorwaarden, en reken je koop en lease door over dezelfde periode.
Bedrijven met een eigen IT-afdeling doen dat vaak al. Voor de meeste mkb-bedrijven is hardware iets wat eens in de paar jaar langskomt, en dan is er zelden tijd voor een goede uitvraag. Bovendien koop je met een paar laptops per keer niet de aantallen waarop een fabrikant extra korting geeft.
Waarom is collectief IT-hardware inkopen vaak voordeliger?
Omdat de korting bij hardware vooral van de fabrikant komt, en die kijkt naar hoe groot een deal is. Een groep bedrijven die samen honderden apparaten afneemt, is voor een fabrikant en zijn resellers een ander gesprek dan één bedrijf met tien laptops.
Een collectief heeft zo een structureel voordeel. Het vertegenwoordigt meer volume dan één kleinere afnemer en staat daardoor doorgaans sterker in de onderhandeling, over de prijs en over de afspraken eromheen: de garantie, support op locatie, de inname aan het eind. Daarom is collectief IT-hardware inkopen vaak voordeliger.
Toch is niet elk collectief aanbod beter dan wat je nu hebt. Heb je al een goede afspraak met een leverancier die je kent en die snel levert, dan kan dat gewoon de beste keuze zijn. Leg een nieuw aanbod daarom altijd naast je huidige prijzen en voorwaarden.
IT-hardware vergelijken via Inkoop Service Nederland
Inkoop Service Nederland bundelt de inkoopbehoefte van mkb-bedrijven, ook voor IT-hardware. Dat gaat in drie stappen.
1. Meld je gratis aan
Je geeft aan op welke categorieën je wilt besparen en wat je inkoopbehoefte is.
2. Intake & kostenanalyse
Bij voldoende gezamenlijke vraag bespreken we je huidige voorwaarden en wensen. Je huidige prijzen, garantie en supportafspraken zijn daarbij het vergelijkingspunt.
3. Samen besparen
We onderhandelen betere prijzen en voorwaarden. Jij kiest zelf of je meedoet.
Deelname is gratis voor leden en je bent nergens toe verplicht. Is je huidige leverancier beter, dan blijf je daar.
Ontdek je besparingskansen
Staat er binnenkort vervanging van laptops of schermen op de planning? De gratis besparingsscan laat in een paar minuten zien waar voor jouw bedrijf ruimte zit.
