Altijd gratis voor leden
De meeste ondernemers kiezen hun boekhouder één keer, vaak via via, en kijken daarna nooit meer rond. Dat is begrijpelijk. Wie je cijfers kent, laat je niet zomaar gaan.
Toch is het zinvol om af en toe te vergelijken. Niet om de goedkoopste te vinden, maar om te zien wat je eigenlijk betaalt en waarvoor. Bij boekhouding en salaris zit het verschil zelden in het tarief op de offerte. Het zit in wat er niet in staat.
Wat je uitbesteedt, en wat niet
Een goede administratie bijhouden is voor elke ondernemer wettelijk verplicht, zegt de Belastingdienst. Is die administratie onvolledig of niet lang genoeg bewaard, dan kan de Belastingdienst je omzet en winst schatten, en moet jij bewijzen dat die schatting niet klopt.
Het werk kun je uitbesteden. Volgens Ondernemersplein mag een boekhouder, accountant, belastingadviseur of salarisbureau je aangiftes doen. De verantwoordelijkheid besteed je niet uit: je blijft altijd zelf eindverantwoordelijk voor je aangifte. Dat geldt ook voor de loonaangifte.
Daarom is een boekhouder vergelijken meer dan prijzen naast elkaar leggen. Je kiest iemand die namens jou werk doet waar jij op wordt aangesproken.
Boekhouder en salarisadministratie vergelijken: 9 punten om op te letten
1. Vaste prijs per maand of uurtarief
Kantoren rekenen grofweg op twee manieren: een vast bedrag per maand of per jaar, of per uur. Een vaste prijs geeft rust, maar alleen als duidelijk is wat hij dekt. Vraag welke werkzaamheden erin zitten: de boekingen, de btw-aangifte, de jaarrekening, de aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting, en of er een grens is aan het aantal boekingen.
Een voorbeeld van hoe dat in de praktijk werkt: één online boekhoudkantoor hanteert een vaste maandprijs per rechtsvorm, prijst een werkmaatschappij in staffels naar het aantal boekingen per maand, rekent een holding en een werkmaatschappij als aparte administraties en factureert echt advieswerk per uur. Dat is geen aanbeveling, maar het laat zien waar twee offertes met hetzelfde maandbedrag uit elkaar kunnen lopen.
2. De prijs per loonstrook, en wat daarbuiten valt
Salarisadministratie wordt vaak per loonstrook geprijsd. Die prijs lijkt makkelijk te vergelijken, maar de verschillen zitten eromheen: opstartkosten, wijzigingen in de loop van het jaar (een nieuwe medewerker, een loonsverhoging, ziekte), jaaropgaven, een koppeling met je boekhouding en correcties achteraf.
Ook hier een voorbeeld van het mechanisme: een salarisbureau rekent een vaste prijs per loonstrook inclusief software, jaaropgaven en loonaangifte, maar mutaties die het bureau voor je invoert, eenmalige opstartkosten en een boekhoudkoppeling kosten apart. Tel dus niet alleen strookjes maar ook je wijzigingen per jaar.
3. Software: wie betaalt, en van wie zijn de bestanden?
Soms zit het boekhoud- of salarispakket in de prijs, soms betaal je zelf een abonnement en werkt je boekhouder erin mee. Beide kan, zolang je weet wat je vergelijkt. Een offerte zonder softwarekosten is niet goedkoper als jij die kosten er zelf nog bij betaalt.
Belangrijker is wat er met je gegevens gebeurt. De bewaarplicht geldt ook voor digitale bestanden, en die moeten bij een controle bruikbaar zijn, inclusief de programma’s om ze te openen. Vraag dus of je bij vertrek een volledige export krijgt, en in welk formaat.
4. Titels en keurmerken die je kunt controleren
Accountant is een beschermde titel. Volgens de NBA mag alleen wie in het openbare register staat zich Accountant-Administratieconsulent (AA) of registeraccountant (RA) noemen. Voor die titels gelden permanente educatie, gedragsregels, toezicht en tuchtrecht, en iedereen kan het register raadplegen.
Veel kantoren die het mkb bedienen zijn geen accountantskantoor maar lid van een brancheorganisatie. Bij de NOAB doorloopt een kantoor een kwalificatieprocedure met een toets en een kwalificatiebezoek, en moet het een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en een VOG hebben. Bij het Register Belastingadviseurs heeft een RB minimaal een hbo- of wo-opleiding en haalt hij elke twee jaar ten minste 80 punten permanente educatie. Beide kennen tuchtrecht.
Een lidmaatschap zegt niets over de prijs. Het zegt wel waar je terechtkunt als het misgaat.
5. Jij blijft verantwoordelijk, dus regel de machtiging goed
Ondernemersplein raadt aan vooraf afspraken te maken over hoe de administratie wordt bijgehouden en wie de aangifte ondertekent en verstuurt. Deel nooit je eigen inloggegevens. Voor een eenmanszaak machtig je je adviseur via DigiD Machtigen; voor een bv vraagt de adviseur een machtiging aan via eHerkenning en krijg je een brief om die te bevestigen.
Vraag bij het vergelijken hoe een kantoor dit regelt, en of het de aangifte eerst aan jou voorlegt voordat die de deur uitgaat.
6. De loonaangifte: ritme, software en nulaangiftes
Als werkgever doe je elke maand of elke 4 weken loonaangifte, ook als er niets te melden is. Met 10 werknemers of minder kan dat via Mijn Belastingdienst Zakelijk; met meer dan 10 heb je volgens de Belastingdienst commerciële software nodig. De loonadministratie is leidend voor de aangifte.
De Belastingdienst zegt het zelf nuchter: uitbesteden aan een intermediair kost geld, maar biedt gemak en voorkomt mogelijk fouten. Je blijft wel zelf verantwoordelijk. Vraag dus hoe een bureau fouten corrigeert, en wie de kosten van een correctie draagt.
7. Jaarrekening, deponeren en controle
Een bv of nv moet haar jaarrekening deponeren bij de KVK; een eenmanszaak niet. Een boekhouder of accountant kan dat voor je doen. Een wettelijke accountantscontrole geldt volgens Staatsblad 2024, 52 alleen voor middelgrote en grote rechtspersonen. Vanaf boekjaar 2024 is middelgroot pas aan de orde boven twee van drie grenzen, waaronder een balanstotaal van € 7,5 miljoen en een netto-omzet van € 15 miljoen.
Voor de meeste mkb-bedrijven is een controleverklaring dus niet nodig. Betaal niet voor werk dat je niet hoeft te laten doen, tenzij een bank of investeerder erom vraagt.
8. Opzeggen en de overdracht van je administratie
Kijk in de opdrachtbevestiging naar de looptijd, de opzegtermijn en wat er gebeurt met je dossier als je vertrekt. Krijg je alles mee, ook eerdere jaren en de loonadministratie? Wat kost een overdracht? Sommige kantoren noemen overstappen kosteloos, andere rekenen opstartkosten als je begint.
Die vragen zijn niet vrijblijvend. Basisgegevens bewaar je 7 jaar, gegevens over onroerende zaken 10 jaar, en die plicht loopt door als je bedrijf binnen die termijn stopt. De termijn begint pas als een document zijn actuele waarde verliest. Als je administratie bij een ander in een systeem staat, moet je er ook na het afscheid bij kunnen.
9. E-facturatie: is het pakket er klaar voor?
Het kabinet wil e-facturatie verplicht maken voor facturen tussen bedrijven, vanaf 1 juli 2030, met een rapportageplicht voor binnenlandse transacties vanaf 1 juli 2031. Ondernemers in de kleineondernemersregeling zijn uitgezonderd. Het is nog geen wet: het wetsvoorstel wordt voor de zomer van 2027 verwacht.
Een e-factuur gaat van systeem naar systeem, een pdf per mail is dat niet. Volgens het kabinet zullen sommige ondernemers daarvoor moeten overstappen op een digitaal boekhoudpakket. Kies je nu een boekhouder voor jaren, vraag dan hoe die daarop voorsorteert.
Kort overzicht: waar let je op?
| Onderdeel | Waar let je op? |
|---|---|
| Vaste prijs | Welke werkzaamheden erin zitten, en of er een grens aan het aantal boekingen is |
| Uurtarief | Wat als advies geldt en wanneer de meter gaat lopen |
| Loonstrook | Opstartkosten, mutaties, jaaropgaven, koppelingen en correcties |
| Software | Inbegrepen of apart, en een volledige export bij vertrek |
| Titel of keurmerk | AA of RA in het NBA-register, of NOAB- of RB-lidmaatschap met tuchtrecht |
| Aangifte | Machtiging via DigiD of eHerkenning, en jouw akkoord vooraf |
| Overstappen | Opzegtermijn, overdracht van eerdere jaren en de kosten daarvan |
| E-facturatie | Of het pakket e-facturen kan versturen en ontvangen |
Zelf een boekhouder vergelijken of collectief inkopen?
Zelf vergelijken kan prima. Het vraagt wel dat je je eigen situatie scherp hebt: hoeveel boekingen per maand, hoeveel medewerkers, hoeveel wijzigingen, welke rechtsvormen. Daarna vraag je offertes op die je werkelijk naast elkaar kunt leggen, lees je wat buiten de vaste prijs valt en onderhandel je over het tarief.
Dat is veel werk voor een kostenpost die je eens in de zoveel jaar bekijkt. De meeste mkb-bedrijven hebben niemand die daar tijd voor heeft, en een boekhouder is ook nog een vertrouwensrelatie. Dus blijft het zoals het is.
Waarom is collectief boekhouding en salaris inkopen vaak voordeliger?
Een kantoor dat één klant met vijf loonstroken binnenhaalt, geeft een standaardtarief. Een kantoor dat met één afspraak tientallen administraties kan binnenhalen, kijkt anders naar zijn prijs en voorwaarden. Gebundelde vraag is een grotere commerciële kans, en daarmee sta je sterker in de onderhandeling, ook over zaken als opstartkosten en overdracht.
Collectief is daarom vaak voordeliger, niet altijd. Heb je een scherp tarief bij een boekhouder die je goed kent, dan kan dat beter zijn dan een collectief aanbod. Daarom vergelijk je altijd met je huidige afspraak, op dezelfde werkzaamheden.
Boekhouding en salaris vergelijken via Inkoop Service Nederland
1. Meld je gratis aan
Je geeft aan op welke categorieën je wilt besparen en wat je inkoopbehoefte is.
2. Intake & kostenanalyse
Bij voldoende gezamenlijke vraag bespreken we je huidige voorwaarden en wensen. Je huidige tarieven en afspraken zijn daarbij het vergelijkingspunt.
3. Samen besparen
We onderhandelen betere prijzen en voorwaarden. Jij kiest zelf of je meedoet.
Deelname is gratis voor leden, en je zit nergens aan vast. Is je huidige boekhouder of salarisbureau beter, dan blijf je daar gewoon.
Ontdek je besparingskansen
Wil je weten waar in je vaste kosten ruimte zit, ook buiten je administratie? De besparingsscan geeft je in een paar minuten een eerste beeld.
